1. Anmeldung
(1) Die Anmeldung ist mittels übersandten Anmeldeformulars unter Anerkennung dieser Bedingungen vorzunehmen und verbindlich. Das vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete Formular ist an W3 Fair GmbH (im Folgenden: „W3 Fair“) zurückzusenden. Der Vertrag kommt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch W3 Fair (Post, Fax oder E-Mail) zustande.
(2) Anmeldungen bzw. Bestellungen von Dienstleistungen oder technischen Anschlüssen werden nur entgegengenommen, wenn sie auf den entsprechenden Formularen eingereicht werden.
(3) Anmeldungen unter Bedingungen oder Vorbehalten werden nur dann akzeptiert, wenn dies ausdrücklich und schriftlich von W3 Fair bestätigt wurde. Besondere Platzwünsche werden so weit als möglich berücksichtigt, können aber nicht garantiert werden. Konkurrenzausschluss kann nicht gewährt werden. In jedem Fall gilt, dass die Fläche nach Eingangsdatum vergeben wird. Es kann vorkommen, dass die Fläche noch vor Anmeldeschluss ausgebucht ist. In diesem Fall kommt ein Vertrag nicht zustande.
(4) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche von der W3 Fair erbrachten Dienstleistungen. Entgegenstehende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Ausstellers werden von W3 Fair nicht anerkannt.
(5) W3 Fair ist berechtigt, die Durchführung der Veranstaltung sowie die aus diesem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten ganz oder teilweise auf ein mit W3 Fair gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenes Unternehmen zu übertragen. In diesem Fall tritt das verbundene Unternehmen anstelle von W3 Fair in die sich aus dem Ausstellervertrag ergebenden Rechte und Pflichten ein. Der Aussteller wird über eine solche Übertragung rechtzeitig informiert. Ein Widerspruchsrecht steht dem Aussteller nur zu, wenn durch den Wechsel des Vertragspartners berechtigte Interessen des Ausstellers beeinträchtigt werden.
2. Unteraussteller und Gemeinschaftsstände
(1) Ohne vorherige schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Entgelt oder ohne Vergütung Dritten (= Unteraussteller) zu überlassen.
(2) Für jeden Unteraussteller fallen Kosten für die Anmeldung und den Katalogeintrag an. Der Hauptaussteller haftet gegenüber W3 Fair für alle durch ihn oder den Unteraussteller entstandenen Kosten und Schäden.
(3) Eine ohne Zustimmung von W3 Fair erfolgte Aufnahme von Unterausstellern berechtigt
W3 Fair, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen. Der Standmieter verzichtet insoweit auf die Rechte aus verbotener Eigenmacht. Schadenersatzansprüche stehen dem Standmieter nicht zu. Die Gegenstände werden auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert. In Höhe der Kosten erwirbt W3 Fair ein Pfandrecht an den eingelagerten Sachen. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller stellt W3 Fair von sämtlichen Schadensersatzansprüchen des unberechtigten Unterausstellers frei.
3. Kosten, Leistungen und Zahlungsbedingungen
(1) Dem Aussteller entstehen für die Teilnahme insbesondere Kosten aus folgenden Positionen: (a) Servicepauschale, (b) Flächenmiete, (c) Ausstattung für Standgestaltung/Standbau (falls ausdrücklich gebucht), (d) Dienstleistungsbestellungen, (e) Eintragungen im Online-Ausstellerverzeichnis und Messeplaner (Messekatalog), (f) Allgemeine Umweltpauschale.
(2) Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer 3 Abs. 1, die nach dem dafür festgesetzten Termin bei W3 Fair eingehen, werden Verspätungszuschläge von 25 % berechnet.
(3) Nach der Anmeldung zur Ausstellung erhält der Aussteller eine Abschlagsrechnung über 50 % der Kosten. Dieser Abschlag ist sofort zur Zahlung fällig. Der Restbetrag über 50 % der Kosten ist bis spätestens drei Monate vor Messebeginn fällig und wird gesondert in Rechnung gestellt. Erfolgt die Anmeldung drei Monate vor Messebeginn oder später, wird W3 Fair mit der Anmeldung die vollen Kosten in Rechnung stellen. Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer 3 Abs. 1 kann W3 Fair nach eigenem Ermessen bei der Anmeldung einen höheren Abschlag bis hin zur vollen Höhe der veranschlagten Kosten verlangen.
(4) Soweit die Bereitstellung eines Stromanschlusses als Inklusiv- oder Zusatzleistung bestellt wird, beinhaltet diese Leistung die Stromzufuhr während der Öffnungszeiten der Messe und den Zeiten für Auf- und Abbau. Soweit darüber hinaus die Bereitstellung von Strom auch außerhalb der vorgenannten Zeiträume benötigt wird, hat der Aussteller dies gesondert zu bestellen und gesondert zu vergüten.
(5) Es fällt eine allgemeine Umweltpauschale an. Soweit der Stand nicht besenrein zurückgegeben wird, kann W3 Fair zusätzlich eine angemessene Vergütung für die Müllbeseitigung verlangen. Der Aussteller ist verpflichtet, Müll entsprechend der Formulare im Online-Ausstellerservice anzumelden. Für die Entsorgung von unangemeldetem Müll kann eine Gebühr in Höhe von EUR 120/m³ berechnet werden.
(6) Gerät der Aussteller mit der Zahlung der Rechnung in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, nach dem Ablauf einer angemessenen Frist, vom Vertrag zurückzutreten. Die gesetzlich geregelten Fälle, in denen eine Nachfristsetzung entbehrlich ist, bleiben unberührt. Im Falle des Rücktritts wird der Aussteller mit einem Betrag entsprechend der Staffelung in Ziffer 4 Abs. 3 belastet. Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass W3 Fair gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
(7) Für alle nicht erfüllten Verpflichtungen hat W3 Fair am eingebrachten Ausstellergut und an anderweitiger Standausrüstung ein Pfand- und Zurückbehaltungsrecht. Die Gegenstände können auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert werden. Diese können von W3 FAIR nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
4. Rücktritt/Kündigung
(1) Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt W3 Fair dem Aussteller ein vertragliches Rücktrittsrecht.
(2) Ein Rücktritt von Ausstellervertrag (Anmeldung) muss schriftlich erfolgen und ist erst mit schriftlicher Bestätigung des Rücktritteingangs (Post, Fax oder E-Mail) durch W3 Fair wirksam.
(3) Dabei hat der Aussteller folgende Beträge zu entrichten:
Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass W3 Fair gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
5. Gewährleistung
Reklamationen wegen etwaiger Mängel des Standes oder der Ausstellungsfläche sind der W3 Fair unverzüglich nach Bezug, spätestens aber am letzten Aufbautag schriftlich mitzuteilen, sodass W3 Fair etwaige vorhandene Mängel abstellen kann.
6. Ausstellungsgüter
(1) Der Aussteller hat W3 Fair eine Liste aller wesentlichen Exponate 30 Tage vor Messebeginn zu schicken.
(2) Feuergefährliche, erschütterungs-, geruchsintensive Exponate oder Exponate, deren Vorführung mit großem Lärm verbunden ist, müssen ausdrücklich von W3 Fair genehmigt werden.
(3) Ausstellungsstücke dürfen während der Veranstaltung nicht entfernt werden. Etwaige Schäden bei Zuwiderhandlungen gehen zulasten des Ausstellers.
(4) Ausstellungsgüter, die durch Aussehen, Geruch, Geräusche, Erschütterungen oder ähnliche Eigenschaften eine erhebliche Störung des Messebetriebes hervorrufen, insbesondere zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung von anderen Ausstellern, Messebesuchern oder von Ausstellungsgütern anderer Aussteller führen, sind auf Verlangen von W3 Fair sofort zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers besteht auch dann, wenn er in der Anmeldung auf derartige Eigenschaften hingewiesen und W3 Fair hierfür eine Genehmigung erteilt hat. Kommt der Aussteller dem Verlangen von W3 Fair nicht unverzüglich nach, so ist W3 Fair berechtigt, die beanstandeten Ausstellungsgüter auf Gefahr und Kosten des Ausstellers zu entfernen. Hinsichtlich der Kosten erwirbt W3 Fair ein Pfandrecht an den Ausstellungsgütern. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs oder des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Dem Aussteller erwachsen hieraus keinerlei Ansprüche gegen W3 Fair, insbesondere auf Kündigung oder Schadenersatz.
7. Versicherung und Haftung
(1) Die ordnungsgemäße Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transportes, der Montage und Demontage sowie während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl etc. ist Angelegenheit des Ausstellers.
(2) Für Verlust oder Schäden am Stand, der Standeinrichtung, an den Ausstellungsgütern oder anderen Vermögenswerten, die dem Aussteller, seinem Vertreter oder von ihm angestellten bzw. eingeladenen Personen gehören, sowie sonstige Sachschäden ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Von der Haftung sind mittelbare Schäden und entgangener Gewinn ausgeschlossen.
(3) Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der W3 Fair, bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der leitenden Angestellten und bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet die W3 Fair für den hierdurch entstandenen Schaden.
(4) Im Übrigen haftet die W3 Fair, gleich aus welchem Rechtsgrund, nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die für die Erreichung des Vertragszwecks unverzichtbar sind, und bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten einfacher Erfüllungsgehilfen. In diesen Fällen ist die Haftung jedoch auf den typischerweise bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Für jeden Einzelfall ist die Haftung der W3 Fair auf den dreifachen Rechnungsbetrag begrenzt. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt.
Soweit der Aussteller Ausstattung für die Standgestaltung bzw. den Standbau gemietet hat, ist der Aussteller verpflichtet, Beschädigungen oder fehlende Gegenstände unverzüglich schriftlich gegenüber der W3 Fair anzuzeigen. Der Aussteller hat die gemietete Ausstattung nach Beendigung der Messe im ordnungsgemäßen und unbeschädigten Zustand an die W3 Fair zurückzugeben. Hierfür trägt der Aussteller die Beweislast.
9. Online-Ausstellerverzeichnis und Messekatalog
(1) W3 Fair ist berechtigt, die von den Ausstellern angegebenen Daten in einem Online-Ausstellerverzeichnis und einem Messekatalog zu veröffentlichen (Grundeintrag). Die Daten können von den Ausstellern im Online-Ausstellerservice oder durch schriftliche Mitteilung gegenüber W3 Fair bis 4 Wochen vor Messebeginn berichtigt, korrigiert, gesperrt oder gelöscht werden.
(2) Einträge in dem Online-Ausstellerverzeichnis und im Messekatalog, welche über einen Grundeintrag hinausgehen, sind kostenpflichtig und können vom Aussteller mit einem gesonderten Bestellschein bestellt werden. Ein wirksamer Vertrag über diese Einträge kommt erst nach ausdrücklicher schriftlicher Annahme durch die W3 Fair oder durch Leistungserbringung von W3 Fair zustande. W3 Fair behält sich vor, die Annahme von Bestellungen ohne Angaben von Gründen abzulehnen.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, die in dem Online-Ausstellerverzeichnis und dem Messekatalog zu veröffentlichenden Daten und Bilder bis zu den im Bestellschein angegebenen Daten (Anzeigenschluss) in den jeweiligen dort angegebenen Formaten bereitzustellen.
(4) Bei der Stornierung einer Bestellung über einen kostenpflichtigen Eintrag bis zum Anzeigenschluss durch den Aussteller werden 50 % der vereinbarten Vergütung berechnet, es sei denn, der Aussteller hat den Grund der Stornierung nicht zu vertreten oder weist nach, dass W3 Fair durch die Stornierung nur ein geringerer Schaden entstanden ist. Nach Anzeigenschluss ist eine Stornierung nicht mehr möglich.
(5) Bei kostenpflichtigen Einträgen im Messekatalog wird W3 Fair dem Aussteller vor Veröffentlichung einen Korrekturabzug übersenden. Beanstandungen und Änderungen können nur berücksichtigt werden, wenn der Aussteller diese unverzüglich, spätestens 5 Werktage nach Übersendung des Korrekturabzugs schriftlich anzeigt. Anderenfalls gilt der Korrekturabzug als genehmigt.
(6) Die W3 Fair ist nicht verpflichtet, die Einträge auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu überprüfen. Der Aussteller versichert, dass die von ihm bereitgestellten Texte und Grafiken rechtlich zulässig und frei von Rechten Dritter sind. Der Aussteller stellt die W3 Fair insoweit auf erstes Anfordern von jeglichen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, der W3 Fair sämtliche durch die Inanspruchnahme von Dritten entstehenden Kosten und sonstigen Schäden zu ersetzen.
10. Standbesetzung, Werbung, Vorführungen, Verkauf und Abbau
(1) Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand während der Publikumsöffnungszeiten der Veranstaltung ständig mit ausreichend Personal zu besetzen.
(2) W3 Fair ist berechtigt, die Ausgabe und das Zurschaustellen von Werbemitteln, die zu Beanstandungen Anlass geben könnten, zu untersagen.
(3) Alle Arten von Vorführungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung von W3 Fair. Trotz erteilter Genehmigung ist W3 Fair jederzeit berechtigt, Vorführungen oder Werbung einzuschränken oder zu untersagen, die zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung des Messebetriebes führen, gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen, die guten Sitten verstoßen, weltanschaulichen oder politischen Charakter haben. Bei Zuwiderhandlung ist W3 Fair berechtigt, dies auf Kosten und Gefahr des Ausstellers zu unterbinden.
(4) Für die Abwicklung von Geschäften ist der Aussteller allein verantwortlich. W3 Fair kann hierfür in keiner Weise Garantien oder Verantwortung übernehmen.
(5) Der Abbau des Standes und die Abholung der Ausstellungsgüter haben durch den Aussteller in den von W3 Fair vorgegebenen Abbauzeiten zu erfolgen. Der Aussteller ist nicht berechtigt, vor Beginn der Abbauzeiten mit dem Abbau zu beginnen. Bei schuldhaftem Verstoß gegen diese Regelung ist W3 Fair berechtigt, je nach Schwere des Verstoßes eine einmalige Vertragsstrafe in Höhe von 10 % bis 20 % der Kosten gemäß Ziffer 3 Abs. 1 zu verlangen. Werden Ausstellungsgüter nicht bis zum Ende der Abbauzeit durch den Aussteller abgeholt, ist W3 Fair berechtigt, die Ausstellungsgüter auf Kosten des Ausstellers einzulagern. Ziffer 3 Abs. 7 gilt entsprechend.
(1) W3 Fair leistet – auch bei Beauftragung eines allgemeinen Wachdienstes für die Veranstaltung – keine Gewähr für eine Bewachung des Standes des Ausstellers und der Ausstellungsgüter.
(2) Der Aussteller hat in jedem Falle selbst für die Bewachung seines Standes und seines Ausstellungsgutes zu sorgen. Wachpersonal darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung von W3 Fair und nur bei von W3 Fair zugelassenen Wachfirmen beantragt und beauftragt werden. Die Kosten trägt der Aussteller.
(3) Es wird empfohlen, eine Diebstahlversicherung abzuschließen.
12. Vorbehalte
(1) Zwingende gesetzliche Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten nicht wirksam sein oder außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Punkte in vollem Umfang gültig.
(2) Bei Beschäftigungsverhältnissen sind die jeweils geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
(3) Der Aussteller hat sich über alle sicherheitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere auch im Hinblick auf das Ausstellungsgut, zu informieren und diese zu beachten.
(4) Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch den Betrieb ausgestellter Maschinen, Apparate, Geräte usw. entsteht, haftet der Aussteller.
(5) W3 Fair behält sich vor, die vorläufigen Flächenpläne, die der Anmeldung des Ausstellers zugrunde liegen, bis zum Messebeginn abzuändern.
(6) W3 Fair ist berechtigt, den Titel der Ausstellung nach eigenem Ermessen zu verändern. Die Änderung des Titels soll dem Aussteller möglichst frühzeitig mitgeteilt werden.
(1) Ist die Veranstaltung durch höhere Gewalt oder andere außerhalb des Einflussbereiches von W3 Fair liegende Umstände, insbesondere Streik, Naturkatastrophen oder Terrorgefahr ganz oder teilweise nicht durchführbar, ist W3 Fair berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben, zu verkürzen und/oder nur in Teilen durchzuführen. Hierüber hat W3 Fair den Aussteller rechtzeitig zu unterrichten.
(2) Soweit die Veranstaltung nur in Teilen bzw. verkürzt durchgeführt wird, steht W3 Fair der auf den erbrachten Teil der Leistungen entfallende Anteil der zwischen den Parteien vereinbarten Vergütung zu. Die darüber hinaus bereits geleistete Vergütung ist dem Aussteller ggf. zu erstatten.
(3) In den Fällen des Abs. 1 stehen dem Aussteller keine Schadensersatzansprüche zu. Der Aussteller hat die W3 Fair für diesen Fall weiterhin von Ansprüchen Dritter freizuhalten.
W3 Fair ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen, Film- und Videoaufnahmen vom Messegeschehen, den Ständen und den Ausstellungsgütern anfertigen zu lassen und diese für Werbung oder allgemeine Presseveröffentlichungen zu verwenden.
(1) W3 Fair erhebt, speichert und nutzt die im Rahmen der Anmeldung und der Vertragsdurchführung vom Aussteller angegebenen Daten zur Vertragsdurchführung und gibt diese ggf. an Dritte weiter, soweit diese für W3 Fair Leistungen erbringen oder von W3 Fair zur Vertragsdurchführung eingesetzt werden.
(2) W3 Fair ist weiterhin berechtigt, die vom Aussteller angegebene E-Mail-Adresse auch nach Vertragsbeendigung zu nutzen, um dem Aussteller über gleichartige Veranstaltungen zu informieren. Der Aussteller kann dieser Nutzung jederzeit durch eine E-Mail an W3 Fair (info@w3-fair.com) widersprechen.
Verstößt der Aussteller trotz Abmahnung bzw. Nachfristsetzung gegen seine vertraglichen Pflichten und insbesondere gegen diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen, kann der Veranstalter den Vertrag über die Teilnahme fristlos kündigen.
(1) Mit der Anmeldung zur Teilnahme erkennt der Aussteller die vorliegenden „Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen“ sowie „Technische Richtlinien“ und die Hausordnung zum Veranstaltungsort der jeweiligen Ausstellung/Messe als in allen Teilen rechtsverbindlich an.
(2) Zusätzliche Vereinbarungen, Sondergenehmigungen oder Regelungen anderer Art bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch W3 Fair.
(3) Alle Ansprüche der Aussteller gegen W3 Fair verjähren innerhalb von einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Bedingungen im Übrigen nicht. Die Parteien verpflichten sich in einem derartigen Fall, eine wirksame und durchführbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Dasselbe gilt für etwaige Lücken dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
(5) Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Aussteller nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zu. Der Aussteller kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
(6) Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Regelungen in vollem Umfang gültig.
(7) Falls der Aussteller Kaufmann ist oder seinen Sitz im Ausland hat, wird als ausschließlicher Gerichtsstand Hamburg vereinbart. W3 Fair ist jedoch berechtigt, am Sitz des Ausstellers Klage zu erheben.
(8) Es ist ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts anwendbar. Maßgeblich ist allein die deutsche Sprachfassung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
Stand Oktober 2025
1. Anmeldung
(1) Die Anmeldung ist verbindlich und erfolgt über das bereitgestellte Anmeldeformular, auf dem die Annahme dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen angezeigt werden muss. Das ausgefüllte Formular, mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift, sollte an die W3 Fair GmbH (im Folgenden: „W3 Fair“) gesendet werden. Der Vertrag tritt in Kraft, nachdem die W3 Fair eine ausdrückliche Bestätigung gegeben hat (Post, Fax oder E-Mail).
(2) Anmeldungen oder Bestellungen für Dienstleistungen oder technische Anschlüsse werden nur akzeptiert, wenn sie mit den entsprechenden Formularen eingereicht werden.
(3) Anmeldungen, die unter bestimmten Bedingungen oder Vorbehalten eingereicht werden, werden nur akzeptiert, wenn diese von der W3 Fair ausdrücklich schriftlich bestätigt wurden. Spezifische Standortanforderungen werden so weit wie möglich berücksichtigt, können aber nicht garantiert werden. Der Ausschluss von Wettbewerbern kann nicht gewährt werden. Flächen werden nach Datum des Eingangs der Anmeldungen vergeben. Es kann sein, dass die Fläche bereits vor Anmeldeschluss vollständig ausgebucht ist. In diesem Fall kommt kein Vertrag zustande.
(4) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle von W3 Fair erbrachten Dienstleistungen. W3 Fair erkennt keine entgegenstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen des Ausstellers an.
2. Mitaussteller und Pavillons (Gemeinschaftsstände)
(1) Ohne vorherige schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Gebühr oder unentgeltlich an Dritte (d.h. Mitaussteller) zu überlassen.
(2) Für jeden Mitaussteller fallen Kosten für die entsprechende Anmeldung und den Katalogeintrag an. Der Hauptaussteller haftet gegenüber W3 Fair für alle Kosten und Schäden, die durch ihn oder den Mitaussteller verursacht werden.
(3) W3 Fair ist berechtigt, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Ausstellers räumen zu lassen, wenn Mitaussteller ohne vorherige Zustimmung der W3 Fair beteiligt sind. In diesem Zusammenhang verzichtet der Standmieter auf jegliche Rechte im Zusammenhang mit unrechtmäßigen Eingriffen in den Besitz. Der Standmieter hat in diesem Fall kein Recht auf Schadensersatzansprüche. Die Gegenstände werden auf Kosten und Risiko des Ausstellers gelagert. W3 Fair erwirbt ein Pfandrecht an den gelagerten Waren in Höhe der Kosten. Nach schriftlicher Mitteilung und fortdauernder Nichtzahlung können diese von W3 Fair verkauft werden. Ein etwaiger Überschuss wird dem Aussteller nach Abzug aller relevanten Kosten überwiesen. Bei Beschädigung, Zerstörung oder Verlust der verpfändeten Gegenstände ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller stellt W3 Fair von allen möglichen Schadensersatzansprüchen des unbefugten Mitausstellers frei.
3. Kosten, Leistungen und Zahlungsbedingungen
(1) Durch die Teilnahme des Ausstellers entstehen insbesondere folgende Kosten: (a) Anmeldegebühr, (b) Flächenmiete, (c) Standausstattung / Standbau (wenn ausdrücklich gebucht), (d) Bestellungen von Dienstleistungen, (e) Einträge im Online-Ausstellerverzeichnis und aufklappbare Karte (Katalog), (f) Pauschalgebühr für die Müllentsorgung.
(2) Für Bestellungen in Bezug auf die Punkte (c) und (d) in Abschnitt 3 (1), die nach der festgelegten Einreichungsfrist bei der W3 Fair eingehen, wird ein Verspätungszuschlag von 50% erhoben.
(3) Nach der Anmeldung zur Teilnahme an der Ausstellung erhält der Aussteller eine Rechnung über 100% der Kosten. Diese ist sofort fällig. Bezüglich Bestellungen, die sich auf die Punkte (c) und (d) in Abschnitt 3 (1) beziehen, kann FLEET nach eigenem Ermessen eine höhere Teilzahlung verlangen, bis hin zur vollständigen Höhe der entstandenen Kosten.
(4) Wenn die Bereitstellung von Strom als inbegriffene oder zusätzliche Dienstleistung bestellt wurde, wird der Strom während der Öffnungszeiten der Ausstellung und während der Aufbau- und Abbauzeiten geliefert. Wenn die Bereitstellung von Strom auch außerhalb der oben genannten Zeiten erforderlich ist, muss der Aussteller dies separat bestellen und bezahlen.
(5) Eine Pauschalgebühr für die Müllentsorgung wird erhoben. Wenn der Stand nicht in einem sauberen Zustand zurückgegeben wird, kann die W3 Fair auch eine angemessene Vergütung für die Entsorgung des Mülls verlangen. Der Aussteller ist verpflichtet, Müll gemäß den Formularen im Servicehandbuch zu melden. Für die Entsorgung von nicht gemeldetem Müll kann eine Gebühr von 120 EUR/m³ erhoben werden.
(6) Ist der Aussteller mit der Zahlung der Rechnung in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, nach Ablauf einer angemessenen Frist vom Vertrag zurückzutreten. Die gesetzlich geregelten Fälle, in denen die Setzung einer neuen Frist entbehrlich ist, bleiben unberührt. Im Falle eines Rücktritts wird dem Aussteller ein Betrag berechnet, der in der Staffelung in Abschnitt 4 (3) definiert ist. Der Aussteller hat das Recht zu beweisen, dass der W3 Fair kein Schaden oder ein erheblich geringerer Verlust entstanden ist, als geltend gemacht.
(7) Für alle nicht erfüllten Verpflichtungen hat die W3 Fair ein Pfand- und Zurückbehaltungsrecht an den ausgestellten Waren und anderen Standausstattungen. Die Gegenstände können auf Kosten und Risiko des Ausstellers gelagert werden. Nach schriftlicher Benachrichtigung und fortdauernder Nichtzahlung können diese von der W3 Fair verkauft werden. Ein etwaiger Überschuss wird dem Aussteller nach Abzug aller relevanten Kosten überwiesen. Bei Beschädigung, Zerstörung oder Verlust der verpfändeten Gegenstände ist die Haftung der W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
4. Rücktritt/Kündigung
(1) Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt die W3 Fair dem Aussteller ein vertragliches Rücktrittsrecht.
(2) Der Rücktritt vom Austellervertrag (Anmeldung) muss schriftlich erfolgen und wird erst mit schriftlicher Bestätigung des Eingangs der Rücktrittsanzeige (Post, Fax oder E-Mail) durch die W3 Fair wirksam.
(3) Der Aussteller hat folgende Beträge zu zahlen:
– bis zu 6 Monate vor Beginn der Messe werden 50% der gemäß Abschnitt 3 (1) vereinbarten Kosten berechnet;
– bei einem späteren Rücktritt wird der volle Betrag der gemäß Abschnitt 3 (1) vereinbarten Kosten berechnet.
Der Aussteller hat das Recht zu beweisen, dass der W3 Fair kein Schaden oder ein erheblich geringerer Verlust entstanden ist, als behauptet.
5. Gewährleistung
Die W3 Fair ist unverzüglich schriftlich zu benachrichtigen, nachdem der Aussteller den Stand übernommen hat, um eventuelle Mängel am Stand oder Standbereich zu melden, spätestens am letzten Aufbautag des Standes, sodass die W3 Fair eventuelle Mängel beheben kann.
6. Ausgestellte Artikel
(1) Der Aussteller muss der W3 Fair eine Liste aller seiner Hauptausstellungsstücke 30 Tage vor Beginn der Messe zusenden.
(2) W3 Fair muss ausdrücklich alle leicht entflammbaren, vibrationsintensiven oder geruchsintensiven Ausstellungsstücke oder Ausstellungsstücke, die mit erheblichen Geräuschen verbunden sind, genehmigen.
(3) Ausgestellte Artikel dürfen während der Veranstaltung nicht entfernt werden. Der Aussteller haftet für alle Schäden, die sich aus einem Verstoß gegen diese Regel ergeben.
(4) Ausstellungsstücke, die aufgrund ihres Aussehens, Geruchs, Lärms, ihrer Vibrationen oder ähnlicher Merkmale eine erhebliche Störung des Messeablaufs verursachen, insbesondere solche, die eine erhebliche Gefahr oder Beeinträchtigung für andere Aussteller, Messebesucher oder andere Ausstellungsstücke darstellen, sind auf Verlangen der W3 Fair unverzüglich zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers gilt auch dann, wenn in der Anmeldung auf die entsprechenden Merkmale hingewiesen wurde und eine Genehmigung durch W3 Fair erteilt wurde. Kommt der Aussteller der Aufforderung der W3 Fair nicht umgehend nach, ist die W3 Fair berechtigt, die beanstandeten Exponate auf Risiko und Kosten des Ausstellers zu entfernen. Bezüglich der Kosten erwirbt die W3 Fair ein Pfandrecht an den ausgestellten Artikeln. Nach schriftlicher Benachrichtigung und fortdauernder Nichtzahlung können diese von der W3 Fair verkauft werden. Ein eventuell erzielter Überschuss wird dem Aussteller nach Abzug aller relevanten Kosten überwiesen. Bei Beschädigung, Zerstörung oder Verlust der verpfändeten Gegenstände ist die Haftung der W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller hat kein Recht, in dieser Hinsicht Ansprüche gegen die W3 Fair geltend zu machen, insbesondere nicht auf Kündigung oder Schadensersatzforderungen.
7. Versicherung und Haftung
(1) Die ordnungsgemäße Versicherung der ausgestellten Artikel gegen alle Risiken im Zusammenhang mit Transport, Montage und Demontage sowie während der Veranstaltung, insbesondere gegen Schäden, Diebstahl etc., obliegt dem Aussteller.
(2) Die Haftung der W3 Fair für Verluste oder Schäden in Bezug auf den Stand, die Standeinrichtung, die ausgestellten Artikel oder andere dem Aussteller, seinem Vertreter oder von ihm beauftragten oder eingeladenen Personen gehörende Wertgegenstände oder andere Sachschäden ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Die Haftung erstreckt sich nicht auf indirekte Schäden und entgangenen Gewinn.
(3) Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der W3 Fair, bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Führungspersonals und bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit haftet die W3 Fair für den entstandenen Schaden.
(4) In allen anderen Fällen haftet die W3 Fair, unabhängig von den rechtlichen Gründen, nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die für die Erreichung des Vertragszwecks unerlässlich sind, und bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Erfüllungsgehilfen. In solchen Fällen ist die Haftung jedoch auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung der W3 Fair ist auf das Dreifache des Rechnungsbetrages für jeden Einzelfall beschränkt. Die Haftung unter zwingenden gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt.
8. Standausstattung / Standbau
Wenn der Aussteller Ausrüstung für die Standgestaltung oder den Standbau gemietet hat, ist er verpflichtet, Schäden oder fehlende Gegenstände unverzüglich schriftlich der W3 Fair zu melden. Der Aussteller muss die gemieteten Ausrüstungen am Ende der Messe in einem ordnungsgemäßen und unbeschädigten Zustand an die W3 Fair zurückgeben. Der Aussteller ist dafür verantwortlich, den ordnungsgemäßen Zustand nachzuweisen.
9. Online-Ausstellerverzeichnis und aufklappbare Karte (Katalog)
(1) Die W3 Fair ist berechtigt, die vom Aussteller bereitgestellten Daten (Basiseintrag) in einem Online-Ausstellerverzeichnis und einer aufklappbaren Karte (Katalog) zu veröffentlichen. Der Aussteller kann die Daten ändern, korrigieren, sperren oder löschen, indem er ein Online-Tool verwendet oder eine schriftliche Anfrage an die W3 Fair stellt, sofern dies mindestens vier Wochen vor der Veranstaltung geschieht.
(2) Einträge im Online-Ausstellerverzeichnis und in der aufklappbaren Karte (Katalog), die über einen Basiseintrag hinausgehen, sind kostenpflichtig und können vom Aussteller mit einem separaten Bestellformular bestellt werden. Ein wirksamer Vertrag bezüglich solcher Einträge kommt erst zustande, nachdem eine ausdrückliche schriftliche Annahme durch die W3 Fair erfolgt ist oder eine entsprechende Dienstleistung von der W3 Fair erbracht wurde. Die W3 Fair behält sich das Recht vor, Bestellungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, die Informationen und Bilder, die im Online-Ausstellerverzeichnis und in der aufklappbaren Karte (Katalog) veröffentlicht werden sollen, bis zu dem im Bestellformular angegebenen Datum (Schlusstermin) in den dort angegebenen relevanten Formaten bereitzustellen.
(4) Bei Stornierung einer Bestellung für einen kostenpflichtigen Eintrag, die vor dem Schlusstermin erfolgt, werden dem Aussteller 50% der vereinbarten Vergütung berechnet, es sei denn, der Aussteller ist nicht verantwortlich für den Grund der Stornierung oder kann nachweisen, dass der W3 Fair nur sehr begrenzte Schäden durch die Stornierung entstehen werden. Eine Stornierung ist nach dem Schlusstermin nicht mehr möglich.
(5) Bei kostenpflichtigen Einträgen in der aufklappbaren Karte (Katalog) wird die W3 Fair dem Aussteller vor der Veröffentlichung einen Korrekturabzug zur abschließenden Prüfung zusenden. Beschwerden und Änderungen werden nur berücksichtigt, wenn der Aussteller diese unverzüglich schriftlich einreicht, spätestens jedoch 5 Arbeitstage nach dem Versand des Korrekturabzugs. Andernfalls gilt der Korrekturabzug als genehmigt.
(6) Die W3 Fair ist nicht verpflichtet, Einträge auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu prüfen. Der Aussteller garantiert, dass die von ihm bereitgestellten Texte und Grafiken gesetzlich zulässig und frei von Rechten Dritter sind. In diesem Zusammenhang stellt der Aussteller die W3 Fair auf erste Anforderung von allen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, der W3 Fair Events für alle Kosten und sonstige Schäden, die aus Ansprüchen Dritter resultieren, Entschädigung zu leisten.
10. Standbesetzung, Werbung, Vorführungen, Verkauf und Abbau
(1) Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand während der öffentlichen Öffnungszeiten der Veranstaltung kontinuierlich mit einer ausreichenden Anzahl von Personen zu besetzen.
(2) Die W3 Fair ist berechtigt, die Verteilung und das Anbringen von Werbung zu verbieten, die Anlass zu Beschwerden geben könnten.
(3) Alle Arten von Vorführungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung der W3 Fair. Selbst wenn eine solche Genehmigung erteilt wurde, ist die W3 Fair jederzeit berechtigt, Vorführungen oder Werbung einzuschränken oder zu verbieten, die den Ablauf der Messe erheblich gefährden oder beeinträchtigen, gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen oder gute Sitten verstoßen oder ideologischen oder politischen Charakter haben. Im Falle eines Verstoßes ist die W3 Fair berechtigt, vorbeugende Maßnahmen auf Kosten und Risiko des Ausstellers zu ergreifen.
(4) Der Aussteller ist allein für die Abwicklung seiner Geschäftstransaktionen verantwortlich. Die W3 Fair bietet in dieser Hinsicht keine Garantie oder Verantwortung.
(5) Der Abbau des Standes und die Entfernung der Ausstellungsstücke müssen vom Aussteller während der von der W3 Fair festgelegten Abbautermine durchgeführt werden. Der Aussteller ist nicht berechtigt, den Abbau seines Standes vor Beginn der Abbautermine zu starten. Im Falle eines schuldhaften Verstoßes gegen diese Regelung ist die W3 Fair berechtigt, eine einmalige Vertragsstrafe von 10% bis 20% der Kosten gemäß Abschnitt 3 (1) zu verlangen, abhängig von der Schwere des Verstoßes. Werden die Ausstellungsstücke nicht bis zum Ende der Abbauzeit vom Aussteller entfernt, ist die W3 Fair berechtigt, die Ausstellungsstücke auf Kosten des Ausstellers zu lagern. Abschnitt 3 (7) gilt entsprechend.
11. Sicherheit
(1) Selbst wenn ein Sicherheitsdienstleister für die Veranstaltung eingesetzt wird, übernimmt die W3 Fair keine Gewährleistung für die Bewachung des Standes des Ausstellers oder der ausgestellten Artikel.
(2) Der Aussteller ist stets verantwortlich für die Bewachung seines Standes und der ausgestellten Artikel. Sicherheitspersonal darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung der W3 Fair und nur, wenn sie von der W3 Fair genehmigten Sicherheitsunternehmen stammen, eingesetzt werden. Die Kosten hierfür trägt der Aussteller.
(3) Es wird empfohlen, eine Diebstahlversicherung abzuschließen.
12. Vorbehalte
(1) Zwingende rechtliche Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben stets Vorrang vor diesen Veranstaltungsbedingungen. Werden durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen einzelne Punkte dieser Teilnahmebedingungen unwirksam oder ungültig, bleiben die nicht betroffenen Punkte vollumfänglich gültig.
(2) Bei Arbeitsverhältnissen ist die Einhaltung der geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften zwingend.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, sich über alle relevanten Sicherheitsvorschriften, insbesondere hinsichtlich der Ausstellungsstücke, zu informieren und diese zu beachten.
(4) Der Aussteller haftet für alle Personen- oder Sachschäden, die aus dem Betrieb von Maschinen, Apparaten, Geräten usw. entstehen.
(5) Die W3 Fair behält sich das Recht vor, die vorläufigen Lagepläne, die der Aussteller bei der Anmeldung erhalten hat, bis zum Beginn der Messe zu ändern.
(6) Die W3 Fair Events ist berechtigt, den Namen der Ausstellung nach eigenem Ermessen zu ändern. Der Aussteller ist über jede Namensänderung so früh wie möglich zu informieren.
13. Absage der Veranstaltung / Änderung der Veranstaltungszeiten
(1) Sollte die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder anderer Umstände außerhalb der Kontrolle der W3 Fair, insbesondere bei Streiks, Naturkatastrophen oder Terrorismus, nicht vollständig oder nur teilweise durchgeführt werden können, ist die W3 Fair berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben, zu verkürzen oder nur teilweise abzuhalten. Die W3 Fair muss den Aussteller darüber rechtzeitig informieren.
(2) Wird die Veranstaltung nur teilweise durchgeführt oder verkürzt, ist die W3 Fair berechtigt, den dem erbrachten Teil der Leistungen entsprechenden Anteil der zwischen den Parteien vereinbarten Vergütung zu verlangen. Bereits gezahlte Vergütungen, die über die fälligen Zahlungen hinausgehen, müssen dem Aussteller erstattet werden.
(3) In den Fällen, die in Absatz 1 erwähnt werden, ist der Aussteller nicht berechtigt, Schadensersatzansprüche zu erheben. Der Aussteller stellt die W3 Fair von jeglicher Verantwortung für Ansprüche Dritter frei.
14. Fotografie, Filmaufnahmen, Videoaufnahmen und Zeichnungen
Die W3 Fair ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen, Filmaufnahmen und Videoaufnahmen von der Messe, den Ständen und den ausgestellten Artikeln anzufertigen und diese für Werbung oder allgemeine Pressemitteilungen zu verwenden.
15. Datenschutz
(1) Die W3 Fair erhebt, speichert und nutzt die vom Aussteller im Anmeldeformular und während der Durchführung des Vertrags bereitgestellten Daten zur Vertragsabwicklung und gibt die Daten gegebenenfalls an Dritte weiter, die der W3 Fair Dienstleistungen erbringen oder von der W3 Fair zur Vertragsausführung eingesetzt werden.
(2) Die W3 Fair ist auch berechtigt, die vom Aussteller angegebene E-Mail-Adresse nach Beendigung des Vertrags zu nutzen, um den Aussteller über ähnliche Veranstaltungen zu informieren. Der Aussteller kann dieses Recht jederzeit durch eine E-Mail an die W3 Fair (info@w3-fair.com ) widerrufen.
16. Nichteinhaltung der Bedingungen
Sollte der Aussteller trotz Warnungen und Fristsetzungen seine vertraglichen Verpflichtungen, insbesondere die Bestimmungen dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen, verletzen, kann der Veranstalter den Teilnahmevertrag fristlos kündigen.
17. Schlussbestimmungen
(1) Mit der Anmeldung zur Teilnahme erkennt der Aussteller diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen sowie die Technischen Richtlinien und die Hausordnung am Veranstaltungsort der jeweiligen Ausstellung/Messe als rechtsverbindlich in allen Teilen an.
(2) Zusätzliche Vereinbarungen, Sondergenehmigungen oder abweichende Regelungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung der W3 Fair.
(3) Alle Ansprüche des Ausstellers gegen die W3 Fair verjähren nach einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Monats, in dem der letzte Tag der Veranstaltung fällt.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen ungültig oder nicht durchsetzbar sein oder werden, bleibt dies ohne Einfluss auf die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen. In einem solchen Fall verpflichten sich die Parteien, eine wirksame und durchsetzbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem vorgesehenen Zweck der zu ersetzenden Bestimmung möglichst nahekommt. Gleiches gilt für eventuelle Lücken in diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
(5) Der Aussteller ist nur im Fall unbestrittener oder rechtskräftig festgestellter Forderungen zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts berechtigt. Der Aussteller darf nur solche Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
(6) Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben stets Vorrang vor diesen Veranstaltungsbedingungen. Werden durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen einzelne Punkte dieser Teilnahmebedingungen ungültig, bleiben die Regelungen, die nicht dadurch betroffen sind, uneingeschränkt gültig.
(7) Für den Fall, dass der Aussteller Kaufmann ist oder seinen Sitz im Ausland hat, ist der ausschließliche Gerichtsstand Hamburg. Die W3 Fair ist jedoch berechtigt, am Sitz des Ausstellers Klage zu erheben.
(8) Verträge unterliegen ausschließlich deutschem Recht, unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG). Die deutsche Version dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen ist maßgebend.
Datum: Oktober 2025
1. Anmeldung
(1) Die Anmeldung ist mittels übersandten Anmeldeformulars unter Anerkennung dieser Bedingungen vorzunehmen und verbindlich. Das vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete Formular ist an FLEET Events GmbH (im Folgenden: „FLEET“) zurückzusenden. Der Vertrag kommt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch FLEET (Post, Fax oder E-Mail) zustande.
(2) Anmeldungen bzw. Bestellungen von Dienstleistungen oder technischen Anschlüssen werden nur entgegengenommen, wenn sie auf den entsprechenden Formularen eingereicht werden.
(3) Anmeldungen unter Bedingungen oder Vorbehalten werden nur dann akzeptiert, wenn dies ausdrücklich und schriftlich von FLEET bestätigt wurde. Besondere Platzwünsche werden so weit als möglich berücksichtigt, können aber nicht garantiert werden. Konkurrenzausschluss kann nicht gewährt werden. In jedem Fall gilt, dass die Fläche nach Eingangsdatum vergeben wird. Es kann vorkommen, dass die Fläche noch vor Anmeldeschluss ausgebucht ist. In diesem Fall kommt ein Vertrag nicht zustande.
(4) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche von der FLEET erbrachten Dienstleistungen. Entgegenstehende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Ausstellers werden von FLEET nicht anerkannt.
(5) FLEET ist berechtigt, die Durchführung der Veranstaltung sowie die aus diesem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten ganz oder teilweise auf ein mit FLEET gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenes Unternehmen zu übertragen. In diesem Fall tritt das verbundene Unternehmen anstelle von FLEET in die sich aus dem Ausstellervertrag ergebenden Rechte und Pflichten ein. Der Aussteller wird über eine solche Übertragung rechtzeitig informiert. Ein Widerspruchsrecht steht dem Aussteller nur zu, wenn durch den Wechsel des Vertragspartners berechtigte Interessen des Ausstellers beeinträchtigt werden.
2. Unteraussteller und Gemeinschaftsstände
(1) Ohne vorherige schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Entgelt oder ohne Vergütung Dritten (= Unteraussteller) zu überlassen.
(2) Für jeden Unteraussteller fallen Kosten für die Anmeldung und den Katalogeintrag an. Der Hauptaussteller haftet gegenüber FLEET für alle durch ihn oder den Unteraussteller entstandenen Kosten und Schäden.
(3) Eine ohne Zustimmung von FLEET erfolgte Aufnahme von Unterausstellern berechtigt FLEET, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen. Der Standmieter verzichtet insoweit auf die Rechte aus verbotener Eigenmacht. Schadenersatzansprüche stehen dem Standmieter nicht zu. Die Gegenstände werden auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert. In Höhe der Kosten erwirbt FLEET ein Pfandrecht an den eingelagerten Sachen. Diese können von FLEET nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von FLEET auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller stellt FLEET von sämtlichen Schadensersatzansprüchen des unberechtigten Unterausstellers frei.
3. Kosten, Leistungen und Zahlungsbedingungen
(1) Dem Aussteller entstehen für die Teilnahme insbesondere Kosten aus folgenden Positionen: (a) Servicepauschale, (b) Flächenmiete, (c) Ausstattung für Standgestaltung/Standbau (falls ausdrücklich gebucht), (d) Dienstleistungsbestellungen, (e) Eintragungen im Online-Ausstellerverzeichnis und Messeplaner (Messekatalog), (f) Allgemeine Umweltpauschale.
(2) Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer 3 Abs. 1, die nach dem dafür festgesetzten Termin bei FLEET eingehen, werden Verspätungszuschläge von 25 % berechnet.
(3) Nach der Anmeldung zur Ausstellung erhält der Aussteller eine Abschlagsrechnung über 50 % der Kosten. Dieser Abschlag ist sofort zur Zahlung fällig. Der Restbetrag über 50 % der Kosten ist bis spätestens drei Monate vor Messebeginn fällig und wird gesondert in Rechnung gestellt. Erfolgt die Anmeldung drei Monate vor Messebeginn oder später, wird FLEET mit der Anmeldung die vollen Kosten in Rechnung stellen. Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer 3 Abs. 1 kann FLEET nach eigenem Ermessen bei der Anmeldung einen höheren Abschlag bis hin zur vollen Höhe der veranschlagten Kosten verlangen.
(4) Soweit die Bereitstellung eines Stromanschlusses als Inklusiv- oder Zusatzleistung bestellt wird, beinhaltet diese Leistung die Stromzufuhr während der Öffnungszeiten der Messe und den Zeiten für Auf- und Abbau. Soweit darüber hinaus die Bereitstellung von Strom auch außerhalb der vorgenannten Zeiträume benötigt wird, hat der Aussteller dies gesondert zu bestellen und gesondert zu vergüten.
(5) Es fällt eine allgemeine Umweltpauschale an. Soweit der Stand nicht besenrein zurückgegeben wird, kann FLEET zusätzlich eine angemessene Vergütung für die Müllbeseitigung verlangen. Der Aussteller ist verpflichtet, Müll entsprechend der Formulare im Online-Ausstellerservice anzumelden. Für die Entsorgung von unangemeldetem Müll kann eine Gebühr in Höhe von EUR 120/m³ berechnet werden.
(6) Gerät der Aussteller mit der Zahlung der Rechnung in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, nach dem Ablauf einer angemessenen Frist, vom Vertrag zurückzutreten. Die gesetzlich geregelten Fälle, in denen eine Nachfristsetzung entbehrlich ist, bleiben unberührt. Im Falle des Rücktritts wird der Aussteller mit einem Betrag entsprechend der Staffelung in Ziffer 4 Abs. 3 belastet. Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass FLEET gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
(7) Für alle nicht erfüllten Verpflichtungen hat FLEET am eingebrachten Ausstellergut und an anderweitiger Standausrüstung ein Pfand- und Zurückbehaltungsrecht. Die Gegenstände können auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert werden. Diese können von FLEET nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von FLEET auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
4. Rücktritt/Kündigung
(1) Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt FLEET dem Aussteller ein vertragliches Rücktrittsrecht.
(2) Ein Rücktritt von Ausstellervertrag (Anmeldung) muss schriftlich erfolgen und ist erst mit schriftlicher Bestätigung des Rücktritteingangs (Post, Fax oder E-Mail) durch FLEET wirksam.
(3) Dabei hat der Aussteller folgende Beträge zu entrichten:
– bis 6 Monate vor Messebeginn werden 50% der gemäß Ziffer 3 Abs. 1 vereinbarten Kosten berechnet;
– bis 3 Monate vor Messebeginn werden 75% der gemäß Ziffer 3 Abs. 1 vereinbarten Kosten berechnet;
– bei späterem Rücktritt werden die vollen gemäß Ziffer 3 Abs. 1 vereinbarten Kosten berechnet.
Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass FLEET gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
5. Gewährleistung
Reklamationen wegen etwaiger Mängel des Standes oder der Ausstellungsfläche sind der FLEET unverzüglich nach Bezug, spätestens aber am letzten Aufbautag schriftlich mitzuteilen, sodass FLEET etwaige vorhandene Mängel abstellen kann.
6. Ausstellungsgüter
(1) Der Aussteller hat FLEET eine Liste aller wesentlichen Exponate 30 Tage vor Messebeginn zu schicken.
(2) Feuergefährliche, erschütterungs-, geruchsintensive Exponate oder Exponate, deren Vorführung mit großem Lärm verbunden ist, müssen ausdrücklich von FLEET genehmigt werden.
(3) Ausstellungsstücke dürfen während der Veranstaltung nicht entfernt werden. Etwaige Schäden bei Zuwiderhandlungen gehen zulasten des Ausstellers.
(4) Ausstellungsgüter, die durch Aussehen, Geruch, Geräusche, Erschütterungen oder ähnliche Eigenschaften eine erhebliche Störung des Messebetriebes hervorrufen, insbesondere zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung von anderen Ausstellern, Messebesuchern oder von Ausstellungsgütern anderer Aussteller führen, sind auf Verlangen von FLEET sofort zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers besteht auch dann, wenn er in der Anmeldung auf derartige Eigenschaften hingewiesen und FLEET hierfür eine Genehmigung erteilt hat. Kommt der Aussteller dem Verlangen von FLEET nicht unverzüglich nach, so ist FLEET berechtigt, die beanstandeten Ausstellungsgüter auf Gefahr und Kosten des Ausstellers zu entfernen. Hinsichtlich der Kosten erwirbt FLEET ein Pfandrecht an den Ausstellungsgütern. Diese können von FLEET nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs oder des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von FLEET auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Dem Aussteller erwachsen hieraus keinerlei Ansprüche gegen FLEET, insbesondere auf Kündigung oder Schadenersatz.
7. Versicherung und Haftung
(1) Die ordnungsgemäße Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transportes, der Montage und Demontage sowie während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl etc. ist Angelegenheit des Ausstellers.
(2) Für Verlust oder Schäden am Stand, der Standeinrichtung, an den Ausstellungsgütern oder anderen Vermögenswerten, die dem Aussteller, seinem Vertreter oder von ihm angestellten bzw. eingeladenen Personen gehören, sowie sonstige Sachschäden ist die Haftung von FLEET auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Von der Haftung sind mittelbare Schäden und entgangener Gewinn ausgeschlossen.
(3) Bei vorsätzlichem oder grob fährlässigem Verhalten der FLEET, bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der leitenden Angestellten und bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet die FLEET für den hierdurch entstandenen Schaden.
(4) Im Übrigen haftet die FLEET, gleich aus welchem Rechtsgrund, nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die für die Erreichung des Vertragszwecks unverzichtbar sind, und bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten einfacher Erfüllungsgehilfen. In diesen Fällen ist die Haftung jedoch auf den typischerweise bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Für jeden Einzelfall ist die Haftung der FLEET auf den dreifachen Rechnungsbetrag begrenzt. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt.
8. Ausstattung für Standgestaltung/Standbau
Soweit der Aussteller Ausstattung für die Standgestaltung bzw. den Standbau gemietet hat, ist der Aussteller verpflichtet, Beschädigungen oder fehlende Gegenstände unverzüglich schriftlich gegenüber der FLEET anzuzeigen. Der Aussteller hat die gemietete Ausstattung nach Beendigung der Messe im ordnungsgemäßen und unbeschädigten Zustand an die FLEET zurückzugeben. Hierfür trägt der Aussteller die Beweislast.
9. Online-Ausstellerverzeichnis und Messekatalog
(1) FLEET ist berechtigt, die von den Ausstellern angegebenen Daten in einem Online-Ausstellerverzeichnis und einem Messekatalog zu veröffentlichen (Grundeintrag). Die Daten können von den Ausstellern im Online-Ausstellerservice oder durch schriftliche Mitteilung gegenüber FLEET bis 4 Wochen vor Messebeginn berichtigt, korrigiert, gesperrt oder gelöscht werden.
(2) Einträge in dem Online-Ausstellerverzeichnis und im Messekatalog, welche über einen Grundeintrag hinausgehen, sind kostenpflichtig und können vom Aussteller mit einem gesonderten Bestellschein bestellt werden. Ein wirksamer Vertrag über diese Einträge kommt erst nach ausdrücklicher schriftlicher Annahme durch die FLEET oder durch Leistungserbringung von FLEET zustande. FLEET behält sich vor, die Annahme von Bestellungen ohne Angaben von Gründen abzulehnen.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, die in dem Online-Ausstellerverzeichnis und dem Messekatalog zu veröffentlichenden Daten und Bilder bis zu den im Bestellschein angegebenen Daten (Anzeigenschluss) in den jeweiligen dort angegebenen Formaten bereitzustellen.
(4) Bei der Stornierung einer Bestellung über einen kostenpflichtigen Eintrag bis zum Anzeigenschluss durch den Aussteller werden 50 % der vereinbarten Vergütung berechnet, es sei denn, der Aussteller hat den Grund der Stornierung nicht zu vertreten oder weist nach, dass FLEET durch die Stornierung nur ein geringerer Schaden entstanden ist. Nach Anzeigenschluss ist eine Stornierung nicht mehr möglich.
(5) Bei kostenpflichtigen Einträgen im Messekatalog wird FLEET dem Aussteller vor Veröffentlichung einen Korrekturabzug übersenden. Beanstandungen und Änderungen können nur berücksichtigt werden, wenn der Aussteller diese unverzüglich, spätestens 5 Werktage nach Übersendung des Korrekturabzugs schriftlich anzeigt. Anderenfalls gilt der Korrekturabzug als genehmigt.
(6) Die FLEET ist nicht verpflichtet, die Einträge auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu überprüfen. Der Aussteller versichert, dass die von ihm bereitgestellten Texte und Grafiken rechtlich zulässig und frei von Rechten Dritter sind. Der Aussteller stellt die FLEET insoweit auf erstes Anfordern von jeglichen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, der FLEET sämtliche durch die Inanspruchnahme von Dritten entstehenden Kosten und sonstigen Schäden zu ersetzen.
10. Standbesetzung, Werbung, Vorführungen, Verkauf und Abbau
(1) Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand während der Publikumöffnungszeiten der Veranstaltung ständig mit ausreichend Personal zu besetzen.
(2) FLEET ist berechtigt, die Ausgabe und das Zurschaustellen von Werbemitteln, die zu Beanstandungen Anlass geben könnten, zu untersagen.
(3) Alle Arten von Vorführungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung von FLEET. Trotz erteilter Genehmigung ist FLEET jederzeit berechtigt, Vorführungen oder Werbung einzuschränken oder zu untersagen, die zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung des Messebetriebes führen, gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen, die guten Sitten verstoßen, weltanschaulichen oder politischen Charakter haben. Bei Zuwiderhandlung ist FLEET berechtigt, dies auf Kosten und Gefahr des Ausstellers zu unterbinden.
(4) Für die Abwicklung von Geschäften ist der Aussteller allein verantwortlich. FLEET kann hierfür in keiner Weise Garantien oder Verantwortung übernehmen.
(5) Der Abbau des Standes und die Abholung der Ausstellungsgüter haben durch den Aussteller in den von FLEET vorgegebenen Abbauzeiten zu erfolgen. Der Aussteller ist nicht berechtigt, vor Beginn der Abbauzeiten mit dem Abbau zu beginnen. Bei schuldhaftem Verstoß gegen diese Regelung ist FLEET berechtigt, je nach Schwere des Verstoßes eine einmalige Vertragsstrafe in Höhe von 10 % bis 20 % der Kosten gemäß Ziffer 3 Abs. 1 zu verlangen. Werden Ausstellungsgüter nicht bis zum Ende der Abbauzeit durch den Aussteller abgeholt, ist FLEET berechtigt, die Ausstellungsgüter auf Kosten des Ausstellers einzulagern. Ziffer 3 Abs. 7 gilt entsprechend.
11. Bewachung
(1) FLEET leistet – auch bei Beauftragung eines allgemeinen Wachdienstes für die Veranstaltung – keine Gewähr für eine Bewachung des Standes des Ausstellers und der Ausstellungsgüter.
(2) Der Aussteller hat in jedem Falle selbst für die Bewachung seines Standes und seines Ausstellungsgutes zu sorgen. Wachpersonal darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung von FLEET und nur bei von FLEET zugelassenen Wachfirmen beantragt und beauftragt werden. Die Kosten trägt der Aussteller.
(3) Es wird empfohlen eine Diebstahlversicherung abzuschließen.
12. Vorbehalte
(1) Zwingende gesetzliche Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten nicht wirksam sein oder außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Punkte in vollem Umfang gültig.
(2) Bei Beschäftigungsverhältnissen sind die jeweils geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
(3) Der Aussteller hat sich über alle sicherheitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere auch im Hinblick auf das Ausstellungsgut, zu informieren und diese zu beachten.
(4) Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch den Betrieb ausgestellter Maschinen, Apparate, Geräte usw. entsteht, haftet der Aussteller.
(5) FLEET behält sich vor, die vorläufigen Flächenpläne, die der Anmeldung des Ausstellers zugrunde liegen, bis zum Messebeginn abzuändern.
(6) FLEET ist berechtigt, den Titel der Ausstellung nach eigenem Ermessen zu verändern. Die Änderung des Titels soll dem Aussteller möglichst frühzeitig mitgeteilt werden.
13. Veranstaltungsausfall/Änderung der Veranstaltungszeiten
(1) Ist die Veranstaltung durch höhere Gewalt oder andere außerhalb des Einflussbereiches von FLEET liegende Umstände, insbesondere Streik, Naturkatastrophen oder Terrorgefahr ganz oder teilweise nicht durchführbar, ist FLEET berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben, zu verkürzen und/oder nur in Teilen durchzuführen. Hierüber hat FLEET den Aussteller rechtzeitig zu unterrichten.
(2) Soweit die Veranstaltung nur in Teilen bzw. verkürzt durchgeführt wird, steht FLEET der auf den erbrachten Teil der Leistungen entfallenden Anteil der zwischen den Parteien vereinbarten Vergütung zu. Die darüber hinaus bereits geleistete Vergütung ist dem Aussteller ggf. zu erstatten.
(3) In den Fällen des Abs. 1 stehen dem Aussteller keine Schadensersatzansprüche zu. Der Aussteller hat die FLEET für diesen Fall weiterhin von Ansprüchen Dritter freizuhalten.
14. Fotografieren, Filmen, Videoaufnahmen und Zeichnen
FLEET ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen, Film- und Videoaufnahmen vom Messegeschehen, den Ständen und den Ausstellungsgütern anfertigen zu lassen und diese für Werbung oder allgemeine Presseveröffentlichungen zu verwenden.
15. Datenschutz
(1) FLEET erhebt, speichert und nutzt die im Rahmen der Anmeldung und der Vertragsdurchführung vom Aussteller angegebenen Daten zur Vertragsdurchführung und gibt diese ggf. an Dritte weiter, soweit diese für FLEET Leistungen erbringen oder von FLEET zur Vertragsdurchführung eingesetzt werden.
(2) FLEET ist weiterhin berechtigt, die vom Aussteller angegebene E-Mail-Adresse auch nach Vertragsbeendigung zu nutzen, um dem Aussteller über gleichartige Veranstaltungen zu informieren. Der Aussteller kann dieser Nutzung jederzeit durch eine E-Mail an FLEET (info@fleet-events.de) widersprechen.
16. Nichteinhaltung der Bedingungen
Verstößt der Aussteller trotz Abmahnung bzw. Nachfristsetzung gegen seine vertraglichen Pflichten und insbesondere gegen diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen, kann der Veranstalter den Vertrag über die Teilnahme fristlos kündigen.
17. Schlussbestimmung
(1) Mit der Anmeldung zur Teilnahme erkennt der Aussteller die vorliegenden „Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen“ sowie „Technische Richtlinien“ und die Hausordnung zum Veranstaltungsort der jeweiligen Ausstellung/Messe als in allen Teilen rechtsverbindlich an.
(2) Zusätzliche Vereinbarungen, Sondergenehmigungen oder Regelungen anderer Art bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch FLEET.
(3) Alle Ansprüche der Aussteller gegen FLEET verjähren innerhalb von einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Bedingungen im Übrigen nicht. Die Parteien verpflichten sich in einem derartigen Fall, eine wirksame und durchführbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Dasselbe gilt für etwaige Lücken dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
(5) Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Aussteller nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zu. Der Aussteller kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
(6) Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Regelungen in vollem Umfang gültig.
(7) Falls der Aussteller Kaufmann ist oder seinen Sitz im Ausland hat, wird als ausschließlicher Gerichtsstand Hamburg vereinbart. FLEET ist jedoch berechtigt, am Sitz des Ausstellers Klage zu erheben.
(8) Es ist ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts anwendbar. Maßgeblich ist allein die deutsche Sprachfassung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen. Stand Januar 2024
