1. Anmeldung
(1) Die Anmeldung ist verbindlich und erfolgt über das bereitgestellte Anmeldeformular, auf dem die Annahme dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen angezeigt werden muss. Das ausgefüllte Formular, mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift, sollte an die W3 Fair GmbH (im Folgenden: „W3 Fair“) gesendet werden. Der Vertrag tritt in Kraft, nachdem die W3 Fair eine ausdrückliche Bestätigung gegeben hat (Post, Fax oder E-Mail).
(2) Anmeldungen oder Bestellungen für Dienstleistungen oder technische Anschlüsse werden nur akzeptiert, wenn sie mit den entsprechenden Formularen eingereicht werden.
(3) Anmeldungen, die unter bestimmten Bedingungen oder Vorbehalten eingereicht werden, werden nur akzeptiert, wenn diese von der W3 Fair ausdrücklich schriftlich bestätigt wurden. Spezifische Standortanforderungen werden so weit wie möglich berücksichtigt, können aber nicht garantiert werden. Der Ausschluss von Wettbewerbern kann nicht gewährt werden. Flächen werden nach Datum des Eingangs der Anmeldungen vergeben. Es kann sein, dass die Fläche bereits vor Anmeldeschluss vollständig ausgebucht ist. In diesem Fall kommt kein Vertrag zustande.
(4) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle von W3 Fair erbrachten Dienstleistungen. W3 Fair erkennt keine entgegenstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen des Ausstellers an.
2. Mitaussteller und Pavillons (Gemeinschaftsstände)
(1) Ohne vorherige schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Gebühr oder unentgeltlich an Dritte (d.h. Mitaussteller) zu überlassen.
(2) Für jeden Mitaussteller fallen Kosten für die entsprechende Anmeldung und den Katalogeintrag an. Der Hauptaussteller haftet gegenüber W3 Fair für alle Kosten und Schäden, die durch ihn oder den Mitaussteller verursacht werden.
(3) W3 Fair ist berechtigt, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Ausstellers räumen zu lassen, wenn Mitaussteller ohne vorherige Zustimmung der W3 Fair beteiligt sind. In diesem Zusammenhang verzichtet der Standmieter auf jegliche Rechte im Zusammenhang mit unrechtmäßigen Eingriffen in den Besitz. Der Standmieter hat in diesem Fall kein Recht auf Schadensersatzansprüche. Die Gegenstände werden auf Kosten und Risiko des Ausstellers gelagert. W3 Fair erwirbt ein Pfandrecht an den gelagerten Waren in Höhe der Kosten. Nach schriftlicher Mitteilung und fortdauernder Nichtzahlung können diese von W3 Fair verkauft werden. Ein etwaiger Überschuss wird dem Aussteller nach Abzug aller relevanten Kosten überwiesen. Bei Beschädigung, Zerstörung oder Verlust der verpfändeten Gegenstände ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller stellt W3 Fair von allen möglichen Schadensersatzansprüchen des unbefugten Mitausstellers frei.
3. Kosten, Leistungen und Zahlungsbedingungen
(1) Durch die Teilnahme des Ausstellers entstehen insbesondere folgende Kosten: (a) Anmeldegebühr, (b) Flächenmiete, (c) Standausstattung / Standbau (wenn ausdrücklich gebucht), (d) Bestellungen von Dienstleistungen, (e) Einträge im Online-Ausstellerverzeichnis und aufklappbare Karte (Katalog), (f) Pauschalgebühr für die Müllentsorgung.
(2) Für Bestellungen in Bezug auf die Punkte (c) und (d) in Abschnitt 3 (1), die nach der festgelegten Einreichungsfrist bei der W3 Fair eingehen, wird ein Verspätungszuschlag von 50% erhoben.
(3) Nach der Anmeldung zur Teilnahme an der Ausstellung erhält der Aussteller eine Rechnung über 100% der Kosten. Diese ist sofort fällig. Bezüglich Bestellungen, die sich auf die Punkte (c) und (d) in Abschnitt 3 (1) beziehen, kann FLEET nach eigenem Ermessen eine höhere Teilzahlung verlangen, bis hin zur vollständigen Höhe der entstandenen Kosten.
(4) Wenn die Bereitstellung von Strom als inbegriffene oder zusätzliche Dienstleistung bestellt wurde, wird der Strom während der Öffnungszeiten der Ausstellung und während der Aufbau- und Abbauzeiten geliefert. Wenn die Bereitstellung von Strom auch außerhalb der oben genannten Zeiten erforderlich ist, muss der Aussteller dies separat bestellen und bezahlen.
(5) Eine Pauschalgebühr für die Müllentsorgung wird erhoben. Wenn der Stand nicht in einem sauberen Zustand zurückgegeben wird, kann die W3 Fair auch eine angemessene Vergütung für die Entsorgung des Mülls verlangen. Der Aussteller ist verpflichtet, Müll gemäß den Formularen im Servicehandbuch zu melden. Für die Entsorgung von nicht gemeldetem Müll kann eine Gebühr von 120 EUR/m³ erhoben werden.
(6) Ist der Aussteller mit der Zahlung der Rechnung in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, nach Ablauf einer angemessenen Frist vom Vertrag zurückzutreten. Die gesetzlich geregelten Fälle, in denen die Setzung einer neuen Frist entbehrlich ist, bleiben unberührt. Im Falle eines Rücktritts wird dem Aussteller ein Betrag berechnet, der in der Staffelung in Abschnitt 4 (3) definiert ist. Der Aussteller hat das Recht zu beweisen, dass der W3 Fair kein Schaden oder ein erheblich geringerer Verlust entstanden ist, als geltend gemacht.
(7) Für alle nicht erfüllten Verpflichtungen hat die W3 Fair ein Pfand- und Zurückbehaltungsrecht an den ausgestellten Waren und anderen Standausstattungen. Die Gegenstände können auf Kosten und Risiko des Ausstellers gelagert werden. Nach schriftlicher Benachrichtigung und fortdauernder Nichtzahlung können diese von der W3 Fair verkauft werden. Ein etwaiger Überschuss wird dem Aussteller nach Abzug aller relevanten Kosten überwiesen. Bei Beschädigung, Zerstörung oder Verlust der verpfändeten Gegenstände ist die Haftung der W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
4. Rücktritt/Kündigung
(1) Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt die W3 Fair dem Aussteller ein vertragliches Rücktrittsrecht.
(2) Der Rücktritt vom Austellervertrag (Anmeldung) muss schriftlich erfolgen und wird erst mit schriftlicher Bestätigung des Eingangs der Rücktrittsanzeige (Post, Fax oder E-Mail) durch die W3 Fair wirksam.
(3) Der Aussteller hat folgende Beträge zu zahlen:
– bis zu 6 Monate vor Beginn der Messe werden 50% der gemäß Abschnitt 3 (1) vereinbarten Kosten berechnet;
– bei einem späteren Rücktritt wird der volle Betrag der gemäß Abschnitt 3 (1) vereinbarten Kosten berechnet.
Der Aussteller hat das Recht zu beweisen, dass der W3 Fair kein Schaden oder ein erheblich geringerer Verlust entstanden ist, als behauptet.
5. Gewährleistung
Die W3 Fair ist unverzüglich schriftlich zu benachrichtigen, nachdem der Aussteller den Stand übernommen hat, um eventuelle Mängel am Stand oder Standbereich zu melden, spätestens am letzten Aufbautag des Standes, sodass die W3 Fair eventuelle Mängel beheben kann.
6. Ausgestellte Artikel
(1) Der Aussteller muss der W3 Fair eine Liste aller seiner Hauptausstellungsstücke 30 Tage vor Beginn der Messe zusenden.
(2) W3 Fair muss ausdrücklich alle leicht entflammbaren, vibrationsintensiven oder geruchsintensiven Ausstellungsstücke oder Ausstellungsstücke, die mit erheblichen Geräuschen verbunden sind, genehmigen.
(3) Ausgestellte Artikel dürfen während der Veranstaltung nicht entfernt werden. Der Aussteller haftet für alle Schäden, die sich aus einem Verstoß gegen diese Regel ergeben.
(4) Ausstellungsstücke, die aufgrund ihres Aussehens, Geruchs, Lärms, ihrer Vibrationen oder ähnlicher Merkmale eine erhebliche Störung des Messeablaufs verursachen, insbesondere solche, die eine erhebliche Gefahr oder Beeinträchtigung für andere Aussteller, Messebesucher oder andere Ausstellungsstücke darstellen, sind auf Verlangen der W3 Fair unverzüglich zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers gilt auch dann, wenn in der Anmeldung auf die entsprechenden Merkmale hingewiesen wurde und eine Genehmigung durch W3 Fair erteilt wurde. Kommt der Aussteller der Aufforderung der W3 Fair nicht umgehend nach, ist die W3 Fair berechtigt, die beanstandeten Exponate auf Risiko und Kosten des Ausstellers zu entfernen. Bezüglich der Kosten erwirbt die W3 Fair ein Pfandrecht an den ausgestellten Artikeln. Nach schriftlicher Benachrichtigung und fortdauernder Nichtzahlung können diese von der W3 Fair verkauft werden. Ein eventuell erzielter Überschuss wird dem Aussteller nach Abzug aller relevanten Kosten überwiesen. Bei Beschädigung, Zerstörung oder Verlust der verpfändeten Gegenstände ist die Haftung der W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller hat kein Recht, in dieser Hinsicht Ansprüche gegen die W3 Fair geltend zu machen, insbesondere nicht auf Kündigung oder Schadensersatzforderungen.
7. Versicherung und Haftung
(1) Die ordnungsgemäße Versicherung der ausgestellten Artikel gegen alle Risiken im Zusammenhang mit Transport, Montage und Demontage sowie während der Veranstaltung, insbesondere gegen Schäden, Diebstahl etc., obliegt dem Aussteller.
(2) Die Haftung der W3 Fair für Verluste oder Schäden in Bezug auf den Stand, die Standeinrichtung, die ausgestellten Artikel oder andere dem Aussteller, seinem Vertreter oder von ihm beauftragten oder eingeladenen Personen gehörende Wertgegenstände oder andere Sachschäden ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Die Haftung erstreckt sich nicht auf indirekte Schäden und entgangenen Gewinn.
(3) Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der W3 Fair, bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Führungspersonals und bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit haftet die W3 Fair für den entstandenen Schaden.
(4) In allen anderen Fällen haftet die W3 Fair, unabhängig von den rechtlichen Gründen, nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die für die Erreichung des Vertragszwecks unerlässlich sind, und bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Erfüllungsgehilfen. In solchen Fällen ist die Haftung jedoch auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung der W3 Fair ist auf das Dreifache des Rechnungsbetrages für jeden Einzelfall beschränkt. Die Haftung unter zwingenden gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt.
8. Standausstattung / Standbau
Wenn der Aussteller Ausrüstung für die Standgestaltung oder den Standbau gemietet hat, ist er verpflichtet, Schäden oder fehlende Gegenstände unverzüglich schriftlich der W3 Fair zu melden. Der Aussteller muss die gemieteten Ausrüstungen am Ende der Messe in einem ordnungsgemäßen und unbeschädigten Zustand an die W3 Fair zurückgeben. Der Aussteller ist dafür verantwortlich, den ordnungsgemäßen Zustand nachzuweisen.
9. Online-Ausstellerverzeichnis und aufklappbare Karte (Katalog)
(1) Die W3 Fair ist berechtigt, die vom Aussteller bereitgestellten Daten (Basiseintrag) in einem Online-Ausstellerverzeichnis und einer aufklappbaren Karte (Katalog) zu veröffentlichen. Der Aussteller kann die Daten ändern, korrigieren, sperren oder löschen, indem er ein Online-Tool verwendet oder eine schriftliche Anfrage an die W3 Fair stellt, sofern dies mindestens vier Wochen vor der Veranstaltung geschieht.
(2) Einträge im Online-Ausstellerverzeichnis und in der aufklappbaren Karte (Katalog), die über einen Basiseintrag hinausgehen, sind kostenpflichtig und können vom Aussteller mit einem separaten Bestellformular bestellt werden. Ein wirksamer Vertrag bezüglich solcher Einträge kommt erst zustande, nachdem eine ausdrückliche schriftliche Annahme durch die W3 Fair erfolgt ist oder eine entsprechende Dienstleistung von der W3 Fair erbracht wurde. Die W3 Fair behält sich das Recht vor, Bestellungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, die Informationen und Bilder, die im Online-Ausstellerverzeichnis und in der aufklappbaren Karte (Katalog) veröffentlicht werden sollen, bis zu dem im Bestellformular angegebenen Datum (Schlusstermin) in den dort angegebenen relevanten Formaten bereitzustellen.
(4) Bei Stornierung einer Bestellung für einen kostenpflichtigen Eintrag, die vor dem Schlusstermin erfolgt, werden dem Aussteller 50% der vereinbarten Vergütung berechnet, es sei denn, der Aussteller ist nicht verantwortlich für den Grund der Stornierung oder kann nachweisen, dass der W3 Fair nur sehr begrenzte Schäden durch die Stornierung entstehen werden. Eine Stornierung ist nach dem Schlusstermin nicht mehr möglich.
(5) Bei kostenpflichtigen Einträgen in der aufklappbaren Karte (Katalog) wird die W3 Fair dem Aussteller vor der Veröffentlichung einen Korrekturabzug zur abschließenden Prüfung zusenden. Beschwerden und Änderungen werden nur berücksichtigt, wenn der Aussteller diese unverzüglich schriftlich einreicht, spätestens jedoch 5 Arbeitstage nach dem Versand des Korrekturabzugs. Andernfalls gilt der Korrekturabzug als genehmigt.
(6) Die W3 Fair ist nicht verpflichtet, Einträge auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu prüfen. Der Aussteller garantiert, dass die von ihm bereitgestellten Texte und Grafiken gesetzlich zulässig und frei von Rechten Dritter sind. In diesem Zusammenhang stellt der Aussteller die W3 Fair auf erste Anforderung von allen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, der W3 Fair Events für alle Kosten und sonstige Schäden, die aus Ansprüchen Dritter resultieren, Entschädigung zu leisten.
10. Standbesetzung, Werbung, Vorführungen, Verkauf und Abbau
(1) Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand während der öffentlichen Öffnungszeiten der Veranstaltung kontinuierlich mit einer ausreichenden Anzahl von Personen zu besetzen.
(2) Die W3 Fair ist berechtigt, die Verteilung und das Anbringen von Werbung zu verbieten, die Anlass zu Beschwerden geben könnten.
(3) Alle Arten von Vorführungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung der W3 Fair. Selbst wenn eine solche Genehmigung erteilt wurde, ist die W3 Fair jederzeit berechtigt, Vorführungen oder Werbung einzuschränken oder zu verbieten, die den Ablauf der Messe erheblich gefährden oder beeinträchtigen, gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen oder gute Sitten verstoßen oder ideologischen oder politischen Charakter haben. Im Falle eines Verstoßes ist die W3 Fair berechtigt, vorbeugende Maßnahmen auf Kosten und Risiko des Ausstellers zu ergreifen.
(4) Der Aussteller ist allein für die Abwicklung seiner Geschäftstransaktionen verantwortlich. Die W3 Fair bietet in dieser Hinsicht keine Garantie oder Verantwortung.
(5) Der Abbau des Standes und die Entfernung der Ausstellungsstücke müssen vom Aussteller während der von der W3 Fair festgelegten Abbautermine durchgeführt werden. Der Aussteller ist nicht berechtigt, den Abbau seines Standes vor Beginn der Abbautermine zu starten. Im Falle eines schuldhaften Verstoßes gegen diese Regelung ist die W3 Fair berechtigt, eine einmalige Vertragsstrafe von 10% bis 20% der Kosten gemäß Abschnitt 3 (1) zu verlangen, abhängig von der Schwere des Verstoßes. Werden die Ausstellungsstücke nicht bis zum Ende der Abbauzeit vom Aussteller entfernt, ist die W3 Fair berechtigt, die Ausstellungsstücke auf Kosten des Ausstellers zu lagern. Abschnitt 3 (7) gilt entsprechend.
11. Sicherheit
(1) Selbst wenn ein Sicherheitsdienstleister für die Veranstaltung eingesetzt wird, übernimmt die W3 Fair keine Gewährleistung für die Bewachung des Standes des Ausstellers oder der ausgestellten Artikel.
(2) Der Aussteller ist stets verantwortlich für die Bewachung seines Standes und der ausgestellten Artikel. Sicherheitspersonal darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung der W3 Fair und nur, wenn sie von der W3 Fair genehmigten Sicherheitsunternehmen stammen, eingesetzt werden. Die Kosten hierfür trägt der Aussteller.
(3) Es wird empfohlen, eine Diebstahlversicherung abzuschließen.
12. Vorbehalte
(1) Zwingende rechtliche Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben stets Vorrang vor diesen Veranstaltungsbedingungen. Werden durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen einzelne Punkte dieser Teilnahmebedingungen unwirksam oder ungültig, bleiben die nicht betroffenen Punkte vollumfänglich gültig.
(2) Bei Arbeitsverhältnissen ist die Einhaltung der geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften zwingend.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, sich über alle relevanten Sicherheitsvorschriften, insbesondere hinsichtlich der Ausstellungsstücke, zu informieren und diese zu beachten.
(4) Der Aussteller haftet für alle Personen- oder Sachschäden, die aus dem Betrieb von Maschinen, Apparaten, Geräten usw. entstehen.
(5) Die W3 Fair behält sich das Recht vor, die vorläufigen Lagepläne, die der Aussteller bei der Anmeldung erhalten hat, bis zum Beginn der Messe zu ändern.
(6) Die W3 Fair Events ist berechtigt, den Namen der Ausstellung nach eigenem Ermessen zu ändern. Der Aussteller ist über jede Namensänderung so früh wie möglich zu informieren.
13. Absage der Veranstaltung / Änderung der Veranstaltungszeiten
(1) Sollte die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder anderer Umstände außerhalb der Kontrolle der W3 Fair, insbesondere bei Streiks, Naturkatastrophen oder Terrorismus, nicht vollständig oder nur teilweise durchgeführt werden können, ist die W3 Fair berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben, zu verkürzen oder nur teilweise abzuhalten. Die W3 Fair muss den Aussteller darüber rechtzeitig informieren.
(2) Wird die Veranstaltung nur teilweise durchgeführt oder verkürzt, ist die W3 Fair berechtigt, den dem erbrachten Teil der Leistungen entsprechenden Anteil der zwischen den Parteien vereinbarten Vergütung zu verlangen. Bereits gezahlte Vergütungen, die über die fälligen Zahlungen hinausgehen, müssen dem Aussteller erstattet werden.
(3) In den Fällen, die in Absatz 1 erwähnt werden, ist der Aussteller nicht berechtigt, Schadensersatzansprüche zu erheben. Der Aussteller stellt die W3 Fair von jeglicher Verantwortung für Ansprüche Dritter frei.
14. Fotografie, Filmaufnahmen, Videoaufnahmen und Zeichnungen
Die W3 Fair ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen, Filmaufnahmen und Videoaufnahmen von der Messe, den Ständen und den ausgestellten Artikeln anzufertigen und diese für Werbung oder allgemeine Pressemitteilungen zu verwenden.
15. Datenschutz
(1) Die W3 Fair erhebt, speichert und nutzt die vom Aussteller im Anmeldeformular und während der Durchführung des Vertrags bereitgestellten Daten zur Vertragsabwicklung und gibt die Daten gegebenenfalls an Dritte weiter, die der W3 Fair Dienstleistungen erbringen oder von der W3 Fair zur Vertragsausführung eingesetzt werden.
(2) Die W3 Fair ist auch berechtigt, die vom Aussteller angegebene E-Mail-Adresse nach Beendigung des Vertrags zu nutzen, um den Aussteller über ähnliche Veranstaltungen zu informieren. Der Aussteller kann dieses Recht jederzeit durch eine E-Mail an die W3 Fair (info@w3-fair.com ) widerrufen.
16. Nichteinhaltung der Bedingungen
Sollte der Aussteller trotz Warnungen und Fristsetzungen seine vertraglichen Verpflichtungen, insbesondere die Bestimmungen dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen, verletzen, kann der Veranstalter den Teilnahmevertrag fristlos kündigen.
17. Schlussbestimmungen
(1) Mit der Anmeldung zur Teilnahme erkennt der Aussteller diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen sowie die Technischen Richtlinien und die Hausordnung am Veranstaltungsort der jeweiligen Ausstellung/Messe als rechtsverbindlich in allen Teilen an.
(2) Zusätzliche Vereinbarungen, Sondergenehmigungen oder abweichende Regelungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung der W3 Fair.
(3) Alle Ansprüche des Ausstellers gegen die W3 Fair verjähren nach einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Monats, in dem der letzte Tag der Veranstaltung fällt.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen ungültig oder nicht durchsetzbar sein oder werden, bleibt dies ohne Einfluss auf die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen. In einem solchen Fall verpflichten sich die Parteien, eine wirksame und durchsetzbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem vorgesehenen Zweck der zu ersetzenden Bestimmung möglichst nahekommt. Gleiches gilt für eventuelle Lücken in diesen Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
(5) Der Aussteller ist nur im Fall unbestrittener oder rechtskräftig festgestellter Forderungen zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts berechtigt. Der Aussteller darf nur solche Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
(6) Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben stets Vorrang vor diesen Veranstaltungsbedingungen. Werden durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen einzelne Punkte dieser Teilnahmebedingungen ungültig, bleiben die Regelungen, die nicht dadurch betroffen sind, uneingeschränkt gültig.
(7) Für den Fall, dass der Aussteller Kaufmann ist oder seinen Sitz im Ausland hat, ist der ausschließliche Gerichtsstand Hamburg. Die W3 Fair ist jedoch berechtigt, am Sitz des Ausstellers Klage zu erheben.
(8) Verträge unterliegen ausschließlich deutschem Recht, unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG). Die deutsche Version dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen ist maßgebend.
Datum: Oktober 2025
