1. Anmeldung
(1) Die Anmeldung ist mittels übersandten Anmeldeformulars unter Anerkennung dieser Bedingungen vorzunehmen und verbindlich. Das vollständig ausgefüllte und rechtsverbindlich unterzeichnete Formular ist an W3 Fair GmbH (im Folgenden: „W3 Fair“) zurückzusenden. Der Vertrag kommt erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch W3 Fair (Post, Fax oder E-Mail) zustande.
(2) Anmeldungen bzw. Bestellungen von Dienstleistungen oder technischen Anschlüssen werden nur entgegengenommen, wenn sie auf den entsprechenden Formularen eingereicht werden.
(3) Anmeldungen unter Bedingungen oder Vorbehalten werden nur dann akzeptiert, wenn dies ausdrücklich und schriftlich von W3 Fair bestätigt wurde. Besondere Platzwünsche werden so weit als möglich berücksichtigt, können aber nicht garantiert werden. Konkurrenzausschluss kann nicht gewährt werden. In jedem Fall gilt, dass die Fläche nach Eingangsdatum vergeben wird. Es kann vorkommen, dass die Fläche noch vor Anmeldeschluss ausgebucht ist. In diesem Fall kommt ein Vertrag nicht zustande.
(4) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche von der W3 Fair erbrachten Dienstleistungen. Entgegenstehende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Ausstellers werden von W3 Fair nicht anerkannt.
(5) W3 Fair ist berechtigt, die Durchführung der Veranstaltung sowie die aus diesem Vertrag resultierenden Rechte und Pflichten ganz oder teilweise auf ein mit W3 Fair gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenes Unternehmen zu übertragen. In diesem Fall tritt das verbundene Unternehmen anstelle von W3 Fair in die sich aus dem Ausstellervertrag ergebenden Rechte und Pflichten ein. Der Aussteller wird über eine solche Übertragung rechtzeitig informiert. Ein Widerspruchsrecht steht dem Aussteller nur zu, wenn durch den Wechsel des Vertragspartners berechtigte Interessen des Ausstellers beeinträchtigt werden.
2. Unteraussteller und Gemeinschaftsstände
(1) Ohne vorherige schriftliche Genehmigung ist es nicht gestattet, einen zugewiesenen Stand oder Teile davon gegen Entgelt oder ohne Vergütung Dritten (= Unteraussteller) zu überlassen.
(2) Für jeden Unteraussteller fallen Kosten für die Anmeldung und den Katalogeintrag an. Der Hauptaussteller haftet gegenüber W3 Fair für alle durch ihn oder den Unteraussteller entstandenen Kosten und Schäden.
(3) Eine ohne Zustimmung von W3 Fair erfolgte Aufnahme von Unterausstellern berechtigt
W3 Fair, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos zu kündigen und den Stand auf Kosten des Standmieters räumen zu lassen. Der Standmieter verzichtet insoweit auf die Rechte aus verbotener Eigenmacht. Schadenersatzansprüche stehen dem Standmieter nicht zu. Die Gegenstände werden auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert. In Höhe der Kosten erwirbt W3 Fair ein Pfandrecht an den eingelagerten Sachen. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Aussteller stellt W3 Fair von sämtlichen Schadensersatzansprüchen des unberechtigten Unterausstellers frei.
3. Kosten, Leistungen und Zahlungsbedingungen
(1) Dem Aussteller entstehen für die Teilnahme insbesondere Kosten aus folgenden Positionen: (a) Servicepauschale, (b) Flächenmiete, (c) Ausstattung für Standgestaltung/Standbau (falls ausdrücklich gebucht), (d) Dienstleistungsbestellungen, (e) Eintragungen im Online-Ausstellerverzeichnis und Messeplaner (Messekatalog), (f) Allgemeine Umweltpauschale.
(2) Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer 3 Abs. 1, die nach dem dafür festgesetzten Termin bei W3 Fair eingehen, werden Verspätungszuschläge von 25 % berechnet.
(3) Nach der Anmeldung zur Ausstellung erhält der Aussteller eine Abschlagsrechnung über 50 % der Kosten. Dieser Abschlag ist sofort zur Zahlung fällig. Der Restbetrag über 50 % der Kosten ist bis spätestens drei Monate vor Messebeginn fällig und wird gesondert in Rechnung gestellt. Erfolgt die Anmeldung drei Monate vor Messebeginn oder später, wird W3 Fair mit der Anmeldung die vollen Kosten in Rechnung stellen. Für Bestellungen zu den Positionen (c) und (d) in Ziffer 3 Abs. 1 kann W3 Fair nach eigenem Ermessen bei der Anmeldung einen höheren Abschlag bis hin zur vollen Höhe der veranschlagten Kosten verlangen.
(4) Soweit die Bereitstellung eines Stromanschlusses als Inklusiv- oder Zusatzleistung bestellt wird, beinhaltet diese Leistung die Stromzufuhr während der Öffnungszeiten der Messe und den Zeiten für Auf- und Abbau. Soweit darüber hinaus die Bereitstellung von Strom auch außerhalb der vorgenannten Zeiträume benötigt wird, hat der Aussteller dies gesondert zu bestellen und gesondert zu vergüten.
(5) Es fällt eine allgemeine Umweltpauschale an. Soweit der Stand nicht besenrein zurückgegeben wird, kann W3 Fair zusätzlich eine angemessene Vergütung für die Müllbeseitigung verlangen. Der Aussteller ist verpflichtet, Müll entsprechend der Formulare im Online-Ausstellerservice anzumelden. Für die Entsorgung von unangemeldetem Müll kann eine Gebühr in Höhe von EUR 120/m³ berechnet werden.
(6) Gerät der Aussteller mit der Zahlung der Rechnung in Verzug, ist der Veranstalter berechtigt, nach dem Ablauf einer angemessenen Frist, vom Vertrag zurückzutreten. Die gesetzlich geregelten Fälle, in denen eine Nachfristsetzung entbehrlich ist, bleiben unberührt. Im Falle des Rücktritts wird der Aussteller mit einem Betrag entsprechend der Staffelung in Ziffer 4 Abs. 3 belastet. Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass W3 Fair gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
(7) Für alle nicht erfüllten Verpflichtungen hat W3 Fair am eingebrachten Ausstellergut und an anderweitiger Standausrüstung ein Pfand- und Zurückbehaltungsrecht. Die Gegenstände können auf Kosten und Gefahr des Ausstellers eingelagert werden. Diese können von W3 FAIR nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs und des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt.
4. Rücktritt/Kündigung
(1) Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gewährt W3 Fair dem Aussteller ein vertragliches Rücktrittsrecht.
(2) Ein Rücktritt von Ausstellervertrag (Anmeldung) muss schriftlich erfolgen und ist erst mit schriftlicher Bestätigung des Rücktritteingangs (Post, Fax oder E-Mail) durch W3 Fair wirksam.
(3) Dabei hat der Aussteller folgende Beträge zu entrichten:
Dem Aussteller steht das Recht zu, nachzuweisen, dass W3 Fair gar kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.
5. Gewährleistung
Reklamationen wegen etwaiger Mängel des Standes oder der Ausstellungsfläche sind der W3 Fair unverzüglich nach Bezug, spätestens aber am letzten Aufbautag schriftlich mitzuteilen, sodass W3 Fair etwaige vorhandene Mängel abstellen kann.
6. Ausstellungsgüter
(1) Der Aussteller hat W3 Fair eine Liste aller wesentlichen Exponate 30 Tage vor Messebeginn zu schicken.
(2) Feuergefährliche, erschütterungs-, geruchsintensive Exponate oder Exponate, deren Vorführung mit großem Lärm verbunden ist, müssen ausdrücklich von W3 Fair genehmigt werden.
(3) Ausstellungsstücke dürfen während der Veranstaltung nicht entfernt werden. Etwaige Schäden bei Zuwiderhandlungen gehen zulasten des Ausstellers.
(4) Ausstellungsgüter, die durch Aussehen, Geruch, Geräusche, Erschütterungen oder ähnliche Eigenschaften eine erhebliche Störung des Messebetriebes hervorrufen, insbesondere zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung von anderen Ausstellern, Messebesuchern oder von Ausstellungsgütern anderer Aussteller führen, sind auf Verlangen von W3 Fair sofort zu entfernen. Diese Verpflichtung des Ausstellers besteht auch dann, wenn er in der Anmeldung auf derartige Eigenschaften hingewiesen und W3 Fair hierfür eine Genehmigung erteilt hat. Kommt der Aussteller dem Verlangen von W3 Fair nicht unverzüglich nach, so ist W3 Fair berechtigt, die beanstandeten Ausstellungsgüter auf Gefahr und Kosten des Ausstellers zu entfernen. Hinsichtlich der Kosten erwirbt W3 Fair ein Pfandrecht an den Ausstellungsgütern. Diese können von W3 Fair nach schriftlicher Ankündigung und weiter ausbleibender Zahlung veräußert werden. Der Mehrerlös wird dem Aussteller nach Abzug aller Kosten überwiesen. Im Falle der Beschädigung, des Untergangs oder des Verlustes des Pfandgutes ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Dem Aussteller erwachsen hieraus keinerlei Ansprüche gegen W3 Fair, insbesondere auf Kündigung oder Schadenersatz.
7. Versicherung und Haftung
(1) Die ordnungsgemäße Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken des Transportes, der Montage und Demontage sowie während der Veranstaltung, insbesondere gegen Beschädigung, Diebstahl etc. ist Angelegenheit des Ausstellers.
(2) Für Verlust oder Schäden am Stand, der Standeinrichtung, an den Ausstellungsgütern oder anderen Vermögenswerten, die dem Aussteller, seinem Vertreter oder von ihm angestellten bzw. eingeladenen Personen gehören, sowie sonstige Sachschäden ist die Haftung von W3 Fair auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Von der Haftung sind mittelbare Schäden und entgangener Gewinn ausgeschlossen.
(3) Bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der W3 Fair, bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten der leitenden Angestellten und bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet die W3 Fair für den hierdurch entstandenen Schaden.
(4) Im Übrigen haftet die W3 Fair, gleich aus welchem Rechtsgrund, nur bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, die für die Erreichung des Vertragszwecks unverzichtbar sind, und bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten einfacher Erfüllungsgehilfen. In diesen Fällen ist die Haftung jedoch auf den typischerweise bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Für jeden Einzelfall ist die Haftung der W3 Fair auf den dreifachen Rechnungsbetrag begrenzt. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt.
Soweit der Aussteller Ausstattung für die Standgestaltung bzw. den Standbau gemietet hat, ist der Aussteller verpflichtet, Beschädigungen oder fehlende Gegenstände unverzüglich schriftlich gegenüber der W3 Fair anzuzeigen. Der Aussteller hat die gemietete Ausstattung nach Beendigung der Messe im ordnungsgemäßen und unbeschädigten Zustand an die W3 Fair zurückzugeben. Hierfür trägt der Aussteller die Beweislast.
9. Online-Ausstellerverzeichnis und Messekatalog
(1) W3 Fair ist berechtigt, die von den Ausstellern angegebenen Daten in einem Online-Ausstellerverzeichnis und einem Messekatalog zu veröffentlichen (Grundeintrag). Die Daten können von den Ausstellern im Online-Ausstellerservice oder durch schriftliche Mitteilung gegenüber W3 Fair bis 4 Wochen vor Messebeginn berichtigt, korrigiert, gesperrt oder gelöscht werden.
(2) Einträge in dem Online-Ausstellerverzeichnis und im Messekatalog, welche über einen Grundeintrag hinausgehen, sind kostenpflichtig und können vom Aussteller mit einem gesonderten Bestellschein bestellt werden. Ein wirksamer Vertrag über diese Einträge kommt erst nach ausdrücklicher schriftlicher Annahme durch die W3 Fair oder durch Leistungserbringung von W3 Fair zustande. W3 Fair behält sich vor, die Annahme von Bestellungen ohne Angaben von Gründen abzulehnen.
(3) Der Aussteller ist verpflichtet, die in dem Online-Ausstellerverzeichnis und dem Messekatalog zu veröffentlichenden Daten und Bilder bis zu den im Bestellschein angegebenen Daten (Anzeigenschluss) in den jeweiligen dort angegebenen Formaten bereitzustellen.
(4) Bei der Stornierung einer Bestellung über einen kostenpflichtigen Eintrag bis zum Anzeigenschluss durch den Aussteller werden 50 % der vereinbarten Vergütung berechnet, es sei denn, der Aussteller hat den Grund der Stornierung nicht zu vertreten oder weist nach, dass W3 Fair durch die Stornierung nur ein geringerer Schaden entstanden ist. Nach Anzeigenschluss ist eine Stornierung nicht mehr möglich.
(5) Bei kostenpflichtigen Einträgen im Messekatalog wird W3 Fair dem Aussteller vor Veröffentlichung einen Korrekturabzug übersenden. Beanstandungen und Änderungen können nur berücksichtigt werden, wenn der Aussteller diese unverzüglich, spätestens 5 Werktage nach Übersendung des Korrekturabzugs schriftlich anzeigt. Anderenfalls gilt der Korrekturabzug als genehmigt.
(6) Die W3 Fair ist nicht verpflichtet, die Einträge auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu überprüfen. Der Aussteller versichert, dass die von ihm bereitgestellten Texte und Grafiken rechtlich zulässig und frei von Rechten Dritter sind. Der Aussteller stellt die W3 Fair insoweit auf erstes Anfordern von jeglichen Ansprüchen Dritter frei und verpflichtet sich, der W3 Fair sämtliche durch die Inanspruchnahme von Dritten entstehenden Kosten und sonstigen Schäden zu ersetzen.
10. Standbesetzung, Werbung, Vorführungen, Verkauf und Abbau
(1) Der Aussteller ist verpflichtet, seinen Stand während der Publikumsöffnungszeiten der Veranstaltung ständig mit ausreichend Personal zu besetzen.
(2) W3 Fair ist berechtigt, die Ausgabe und das Zurschaustellen von Werbemitteln, die zu Beanstandungen Anlass geben könnten, zu untersagen.
(3) Alle Arten von Vorführungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung von W3 Fair. Trotz erteilter Genehmigung ist W3 Fair jederzeit berechtigt, Vorführungen oder Werbung einzuschränken oder zu untersagen, die zu einer erheblichen Gefährdung oder Beeinträchtigung des Messebetriebes führen, gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen, die guten Sitten verstoßen, weltanschaulichen oder politischen Charakter haben. Bei Zuwiderhandlung ist W3 Fair berechtigt, dies auf Kosten und Gefahr des Ausstellers zu unterbinden.
(4) Für die Abwicklung von Geschäften ist der Aussteller allein verantwortlich. W3 Fair kann hierfür in keiner Weise Garantien oder Verantwortung übernehmen.
(5) Der Abbau des Standes und die Abholung der Ausstellungsgüter haben durch den Aussteller in den von W3 Fair vorgegebenen Abbauzeiten zu erfolgen. Der Aussteller ist nicht berechtigt, vor Beginn der Abbauzeiten mit dem Abbau zu beginnen. Bei schuldhaftem Verstoß gegen diese Regelung ist W3 Fair berechtigt, je nach Schwere des Verstoßes eine einmalige Vertragsstrafe in Höhe von 10 % bis 20 % der Kosten gemäß Ziffer 3 Abs. 1 zu verlangen. Werden Ausstellungsgüter nicht bis zum Ende der Abbauzeit durch den Aussteller abgeholt, ist W3 Fair berechtigt, die Ausstellungsgüter auf Kosten des Ausstellers einzulagern. Ziffer 3 Abs. 7 gilt entsprechend.
(1) W3 Fair leistet – auch bei Beauftragung eines allgemeinen Wachdienstes für die Veranstaltung – keine Gewähr für eine Bewachung des Standes des Ausstellers und der Ausstellungsgüter.
(2) Der Aussteller hat in jedem Falle selbst für die Bewachung seines Standes und seines Ausstellungsgutes zu sorgen. Wachpersonal darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung von W3 Fair und nur bei von W3 Fair zugelassenen Wachfirmen beantragt und beauftragt werden. Die Kosten trägt der Aussteller.
(3) Es wird empfohlen, eine Diebstahlversicherung abzuschließen.
12. Vorbehalte
(1) Zwingende gesetzliche Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten nicht wirksam sein oder außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Punkte in vollem Umfang gültig.
(2) Bei Beschäftigungsverhältnissen sind die jeweils geltenden arbeits- und sozialrechtlichen Vorschriften einzuhalten.
(3) Der Aussteller hat sich über alle sicherheitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere auch im Hinblick auf das Ausstellungsgut, zu informieren und diese zu beachten.
(4) Für jeden Personen- oder Sachschaden, der durch den Betrieb ausgestellter Maschinen, Apparate, Geräte usw. entsteht, haftet der Aussteller.
(5) W3 Fair behält sich vor, die vorläufigen Flächenpläne, die der Anmeldung des Ausstellers zugrunde liegen, bis zum Messebeginn abzuändern.
(6) W3 Fair ist berechtigt, den Titel der Ausstellung nach eigenem Ermessen zu verändern. Die Änderung des Titels soll dem Aussteller möglichst frühzeitig mitgeteilt werden.
(1) Ist die Veranstaltung durch höhere Gewalt oder andere außerhalb des Einflussbereiches von W3 Fair liegende Umstände, insbesondere Streik, Naturkatastrophen oder Terrorgefahr ganz oder teilweise nicht durchführbar, ist W3 Fair berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verschieben, zu verkürzen und/oder nur in Teilen durchzuführen. Hierüber hat W3 Fair den Aussteller rechtzeitig zu unterrichten.
(2) Soweit die Veranstaltung nur in Teilen bzw. verkürzt durchgeführt wird, steht W3 Fair der auf den erbrachten Teil der Leistungen entfallende Anteil der zwischen den Parteien vereinbarten Vergütung zu. Die darüber hinaus bereits geleistete Vergütung ist dem Aussteller ggf. zu erstatten.
(3) In den Fällen des Abs. 1 stehen dem Aussteller keine Schadensersatzansprüche zu. Der Aussteller hat die W3 Fair für diesen Fall weiterhin von Ansprüchen Dritter freizuhalten.
W3 Fair ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen, Film- und Videoaufnahmen vom Messegeschehen, den Ständen und den Ausstellungsgütern anfertigen zu lassen und diese für Werbung oder allgemeine Presseveröffentlichungen zu verwenden.
(1) W3 Fair erhebt, speichert und nutzt die im Rahmen der Anmeldung und der Vertragsdurchführung vom Aussteller angegebenen Daten zur Vertragsdurchführung und gibt diese ggf. an Dritte weiter, soweit diese für W3 Fair Leistungen erbringen oder von W3 Fair zur Vertragsdurchführung eingesetzt werden.
(2) W3 Fair ist weiterhin berechtigt, die vom Aussteller angegebene E-Mail-Adresse auch nach Vertragsbeendigung zu nutzen, um dem Aussteller über gleichartige Veranstaltungen zu informieren. Der Aussteller kann dieser Nutzung jederzeit durch eine E-Mail an W3 Fair (info@w3-fair.com) widersprechen.
Verstößt der Aussteller trotz Abmahnung bzw. Nachfristsetzung gegen seine vertraglichen Pflichten und insbesondere gegen diese Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen, kann der Veranstalter den Vertrag über die Teilnahme fristlos kündigen.
(1) Mit der Anmeldung zur Teilnahme erkennt der Aussteller die vorliegenden „Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen“ sowie „Technische Richtlinien“ und die Hausordnung zum Veranstaltungsort der jeweiligen Ausstellung/Messe als in allen Teilen rechtsverbindlich an.
(2) Zusätzliche Vereinbarungen, Sondergenehmigungen oder Regelungen anderer Art bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch W3 Fair.
(3) Alle Ansprüche der Aussteller gegen W3 Fair verjähren innerhalb von einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt.
(4) Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Bedingungen im Übrigen nicht. Die Parteien verpflichten sich in einem derartigen Fall, eine wirksame und durchführbare Bestimmung zu vereinbaren, die dem Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Dasselbe gilt für etwaige Lücken dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
(5) Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Aussteller nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zu. Der Aussteller kann nur mit Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.
(6) Vorschriften und Richtlinien des Gastgeberlandes haben jederzeit Vorrang gegenüber diesen Veranstaltungsbedingungen. Sollten durch diesen Vorrang oder aus anderen Gründen die vorliegenden Teilnahmebedingungen in einzelnen Punkten außer Kraft treten, bleiben die dadurch nicht berührten Regelungen in vollem Umfang gültig.
(7) Falls der Aussteller Kaufmann ist oder seinen Sitz im Ausland hat, wird als ausschließlicher Gerichtsstand Hamburg vereinbart. W3 Fair ist jedoch berechtigt, am Sitz des Ausstellers Klage zu erheben.
(8) Es ist ausschließlich deutsches Recht unter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts anwendbar. Maßgeblich ist allein die deutsche Sprachfassung dieser Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen.
Stand Oktober 2025
